一元管理システムの導入時に意識するべき点！目的の明確化が不可欠？

ネットショップ一元管理システムは複数のネットショップの情報をまとめて管理できるのですが、導入するものによって機能が異なるので、利用目的に合ったシステムを選ぶことが重要です。この記事では一元管理システムの機能や利点、選ぶポイントを解説するので、一元管理システムを選ぶ際の参考にしてみてください。

ネットショップの一元管理システムの大まかな機能

ネットショップ一元管理システムには大まかに「受発注業務の一元管理」「問い合わせ・メール管理」「仕入れ・在庫の一元管理」「商品登録の一元管理」「多店舗の分析を一元管理」といった5つの機能が備わっています。こまかい部分は商品によって違いますが、ここで紹介する機能はほとんどの一元管理システムに含まれています。

ネットショップの数が増えたり、規模が大きくなったりすると、メール管理や在庫管理が大変になります。このような作業を一括で管理をできれば、人的ミスを減らすことにつながり、コストも大幅に減らせます。また、売上からどの商品が売れているのかを分析したり、顧客のニーズを把握したりすることも可能です。実際にネットショップ運営でどのように活用されているのでしょうかをご紹介します。

■受発注業務の一元管理

一元管理システムを用いて、複数のネットショップで受けた発注を一つの管理画面で確認して、処理を行います。「入金待ち」「発送待ち」などのステータス別にわけられるタイプもあり、注文状況が一目瞭然です。また、手動で情報統合をする必要がないため、漏れやミスを防ぎます。

■問い合わせ・メール管理

一元管理システムでは、お客さまに送るあらゆるメールについてテンプレート登録をすることで自動送信できます。「サンクスメール」「発送連絡メール」「フォローメール」「入金確認メール」といったメールの数々を自動で送付してくれるので、作業コスト削減にもつながるでしょう。メール管理ソフトと併用することで、お客さまの問い合わせ対応も一元管理できます。

■仕入れ・在庫の一元管理

一元管理システムには在庫と連動する機能があります。ネットショップで商品が売れた場合に、減った分をほかの店舗から在庫を補充し、常に在庫数を最新の状態に保ちます。そのため、「注文が来たのに在庫がなかった」という機会損失を防ぐことができます。

■商品登録の一元管理

商品登録を行う際に、商品データを一元管理システムに登録することで、各ネットショップの同じ商品ページを一括登録・操作できるようになります。商品登録をするときだけでなく、商品情報を編集するときも一括で変更できるので、価格変更やモール内のSEO対策も効率的に行うことができるでしょう。

■多店舗の分析を一元管理

一元管理システムでは、各ネットショップの全店舗のデータを一括で管理します。売上管理や顧客分析などの分析をはじめ、月次の決算処理といった経理業務にも活用できるでしょう。これらのデータ分析を素早く行えることは、変化の激しいネットショップ業界に対応するために重要なことだといえるでしょう。

一元管理システムを導入する利点

複数のネットショップを運営していると、どのショップから何の注文があったのか、注文されてから現在の状況がどのようになっているのかなどの管理が困難になります。一元管理システムの大まかな機能で解説したように、システムを導入すると「注文状況のステータス一覧把握」「問い合わせ削減・品切れの防止」「商品登録の工数削減」といった作業を容易にすることが可能です。注文状況のステータスを一覧で把握できれば取引先に迷惑をかけることなく、スムーズに配送をすることが可能になります。

また、リアルタイムで在庫管理ができれば品切れの防止やお問い合わせに対してすぐに答えられるでしょう。さらに、商品登録の工数を削減することが可能なので、手間も省くことができます。このように、一元管理システムの導入によってたくさんのメリットを得ることができるのです。

一元管理システムを導入する際に意識するべき点

さまざまな一元管理システムがある中で導入するシステムを選ぶ際にはいくつかのポイントがあります。失敗をしてしまうと取り返しのつかないことになるため、慎重に選ぶようにしてください。それぞれをこまかく解説するので見ていきましょう

■出店しているモールとの連携が取れるか

ネットショップを管理する上で楽天市場やAmazonといった出店しているモールとの連携はとても重要です。連携が取れていないと余計な工程や手間が発生してしまうでしょう。一元管理システムの中には出店しているモールと連携できるシステムとそうではないシステムにわかれていることがあるため、慎重に選ばなければいけません。

また複数の一元管理を比較して検討をした上で導入をしたとしても、新たにネットショップを出店した際に連携ができなくなる可能性も出てくるため、将来的なことも考えた上で選ぶ必要があります。一元管理システムを導入する際はネットショップを出店する楽天市場やAmazon、Makeshopといった主要モールに対応しているかは必ず確認しておきましょう。

■導入目的と機能要件は合っているのか

市場にある一元管理システムにまったく同じものはなく、使用する側も導入する目的や必要な機能が異なります。欲しかった機能が入っていなかった場合に追加で導入をしてしまうと、それだけ費用が多くかかってしまうでしょう。ほかの一元管理システムと比較をして安いからと価格で選んでしまうと、追加機能の導入で最終的に高くなったり操作性が悪かったりするというケースも少なくありません。

必要な機能を追加で導入した場合の費用と、そういった機能が既に含まれているシステムを比較して選ぶようにしましょう。必要な機能はもちろんですが、操作性を重視したいのか、分析機能が多いところを選ぶのか、独自システムでネットショップを新たに作れるところを選ぶのかなどのシステムを導入する目的を明確化しておくと迷わずに済むでしょう。

■無料トライアル期間があるか

一元管理システムを販売している会社のサイトを見ても使用感はわかりづらく、実際にシステムを導入してみなければわからないことがたくさんあります。販売会社の中には無料トライアルがあるシステムもあるので、この無料期間を活用してテスト運用をしてみましょう。テスト運用をしてエラーや操作性などを確認して、問題がなければ導入する形を取ることをおすすめします。自身にあった一元管理システムを見つけるのは簡単ではありませんが、長く使用することとその後の作業効率化を考えても、この段階で時間をかけてでもあったものを探すべきです。

■サポート体制はどのようになっているのか

システムの運用サポートだけでなく、ハードウェアのトラブルにも迅速に対応してくれる会社を選びましょう。システムの操作方法、ネットワークのメンテナンスやセキュリティ対策などをリモート操作で対応しているところもあるので、サポートが手厚いところを選ぶことをおすすめします。

一元管理システムを導入する際に意識するべき点とポイントを解説しました。いざ導入してから失敗したということがないように、導入目的をはっきりさせ、出店モールと連携が取れるかなどを事前に調査したうえで無料トライアルを活用してから自信に合う一元管理システムを導入しましょう。