ネットショップの一元管理システム(ソフト)を厳選比較で13選ご紹介!【在庫や商品発注まで販売の全てを一括管理】

一元管理と一括管理の違いとは?双方の特徴を理解しよう!

公開日:2022/06/15  最終更新日:2022/06/10


一元管理と一括管理。それぞれの意味をしっかり理解し、使い分けましょう。この記事では一元管理と一括管理の特徴をお伝えし、違いを解説します。ネットショップの管理に便利な一元管理システムについてもご紹介しますよ。一元管理の基礎知識を確認したい人は、ぜひチェックしてみてください。

一元管理と一括管理は何が違う?

よく似ている「一元管理」と「一括管理」ですが、意味は異なるので、使い分けが必要です。

まず、一元管理とは、情報を効率よく活用することを目的に情報を1か所にまとめて管理することです。たとえば、ネットショップの運営に一元管理システムを使えば、複数のネットショップの運営をまとめて管理できます。受注処理・メール管理・在庫管理・伝票作成・仕入れ管理・後払い決済処理・データ分析などの処理を自動でまとめて行うことが可能です。このように情報を効率よく活用することで、業務の効率化はもちろん、生産性の向上も期待できます。

一括管理とは、情報や管理者を1か所にまとめる管理方法です。管理する権力を1か所に集め、管理しやすい状態をつくることを目的としています。

一元管理と一括管理の違い

一元管理では、情報がひとつにまとめられていても、管理者は部署ごとに分かれているケースもあります。対して、一括管理では情報はひとつの部署にまとめられ、その部署の人のみが情報を管理できます。このように、一元管理は、統合された情報を部署の垣根を越えて共有できるシステムといえます。対して一括管理は、情報を管理する部署以外の社員が情報を利用するには、情報を管理する部署に情報を探しに行く必要があるシステムです。

一元管理するべき情報とは

企業が一元管理するべき情報は、経営資源だといわれています。経営資源とは(1)ヒト・(2)モノ・(3)カネ・(4)情報です。どれも企業の成長には、欠かせない重要なもの。これらを一元管理することで、どのような効果が期待できるのか解説します。

まず、(1)ヒトとは、人材のことです。人材に関する情報が統合できていれば、人材の能力を的確に把握し、人材の適所適材へ配置することもできるでしょう。さらに、従業員の給与・賞与や福利厚生などを管理する労務管理、現状分析の迅速化などにも役立ちます。

(2)モノとは、企業が開発・提供している商品・サービス・在庫・設備などのこと。モノを一元管理するということは、部署間の隔たりを越えて関係者全員が情報にアクセスできる環境を整えられるということです。情報が共有できていれば、コミュニケーションがスムーズになるなど生産性の向上が図れます。

(3)カネとは、企業のお金に関する情報のこと。会計システムと連携できる一元管理システムを選べば、さらに業務の効率化が図れるでしょう。

(4)ここでいう情報とは、ノウハウのことです。社内の優れたノウハウを一元管理できれば、そのノウハウが社内に広がり、社員一人ひとりのスキルアップにもつながるでしょう。

一元管理システムの導入で業務効率アップ!

一元管理システムは、情報をまとめて特定の管理方法で管理するシステム。一元管理システムを利用すれば、以下の4点の理由から、業務の効率を高められます。

(1)日常業務にかかる時間を短縮できる

一元管理システムを使えば、日常業務にかかる時間を短縮できます。たとえば、ネットショップの運営に一元管理システムを利用すれば、受注処理・メール管理・在庫管理・伝票作成・仕入れ管理・後払い決済処理・データ分析などの処理を自動でまとめて行うことが可能です。

(2)部署を越えて関係者全体で情報共有できる

部署を越えて関係者全体で情報共有できるのも、一元管理システムの魅力です。管理者や担当者が別の部署にいる場合でも、別の店舗にいる場合でも、一元管理システムがあれば、関係者全体で手軽に情報共有ができます。

(3)新たな商品・サービスの開発に生かせる

一元管理システムを導入するということは、情報を統合し、関係者全員がいつでも情報にアクセスできる環境を整えるということです。部署の垣根を越えて情報共有できれば、新たなサービスや商品を開発する手助けになります。たとえば、営業部で得られた顧客からの要望を商品開発部が活用したりすることが、気軽に行えるようになるのです。

(4)現状分析に割ける時間が増える

一元管理システムがあれば、自動でデータが1か所にまとめられるので、分析にも便利です。また、一元管理システムを導入したことで生まれた空き時間を利用して、人にしかできない仕事に取り組むこともできるでしょう。たとえば、現状分析や事業展開の話し合いなどのシステムにはできない仕事に時間を割けるようになります。

一元管理システムの導入にリスクはある?

業務効率がアップし、生産性の向上が期待される便利な一元管理システムですが、導入にはリスクもあります。

リスク(1)
初期設定や操作が難しい

1つ目は初期設定や操作が難しいという点です。複雑な処理を自動でこなしてくれる分、初期設定も複雑で難しく、操作に慣れるまで時間がかかるというリスクもあります。スタッフの負担にならないように、電話サポート・導入設定ガイド・操作マニュアルなどのサポート体制が十分用意されているか、チェックしておきましょう。

リスク(2)
セキュリティ対策不足による情報漏洩

ふたつ目は、セキュリティ対策不足による情報漏洩のリスクです。一元管理システムを利用すれば、部署を越えてECサイトの関係者全体で情報共有できるようになります。これはメリットでもありますが、セキュリティ対策が不十分だと、情報が漏洩してしまう可能性があります。会社の経営資源ともいえる情報を守るためにも、一元管理システムの導入時にセキュリティ対策についても、考え直す必要があるでしょう。

リスク(3)
生産性の向上につながらない

一元管理システムを導入する前に「業務効率を高めることで、生産性を向上させたい」という目的を社内で共有しましょう。目的がわからないままシステムを運用すれば、ITツールを使って日常業務をただこなすだけになってしまいます。それでは、生産性の向上にはつながりません。ほかの部署の情報をチェックしておいたり、情報共有によって新しい商品につながるアイデアを生み出したりするなど、一元管理システム導入のメリットを最大限享受するためにも、どうしてシステムを導入したかや、共有できる情報をどのように活用するかなどを事前に伝えておく必要があるでしょう。

 

この記事では、一元管理と一括管理の違いをお伝えしました。一元管理とは、情報を効率よく活用することを目的として、情報を1か所にまとめて管理することを意味します。対して、一括管理とは、情報や管理者を1か所にまとめることで、管理しやすい状態につくることを目的としています。似ている単語ですが、使い分けが必要です。一元管理を取り入れれば、部署を越えてECサイトの関係者全体で情報共有できたりすることで、生産性を高められます。

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