企業が一元管理するべき情報とは？適切な管理を行い業務効率化を目指そう！

あなたの企業では、どのように情報を管理していますか。一元管理とは、情報を1か所にまとめて管理する方法です。業務の効率化や、生産性の向上が期待できます。この記事では、そんな一元管理について解説します。企業の情報管理に悩んでいる人、検討している方は、ぜひ参考にしてください。

企業が一元管理するべき情報とは？

まず、一元管理とは、情報を1か所にまとめて管理することです。たとえば、部署ごとに管理していた顧客データを統合して管理するなどです。統合的に管理することで、顧客に関する最新情報・来訪履歴・商談履歴などを、部署を越えて共有できるようになります。このように、一元管理を行えば、業務効率がアップし、生産性が向上することが期待できるでしょう。

企業が一元管理するべき情報は経営資源

それでは、企業が一元管理するべき情報はなんでしょうか。それは、経営資源です。企業にとって重要な経営資源とは、（1）ヒト・（2）モノ・（3）カネ・（4）情報であるといわれています。ここからは、これらの経営資源を管理すべき理由をご説明します。

（1）ヒト

ヒトとは、人材のことです。給与や勤怠状況はもちろん、個人の成績・勤務態度などの、人材に関する情報が統合できていれば、人材の能力を的確に把握し、人材の適所へ配置することもできるでしょう。さらに、従業員の給与・賞与や福利厚生などを管理する労務管理、現状分析の迅速化などにも役立ちます。

（2）モノ

モノとは、企業が開発・提供している商品・サービス・在庫・設備などのことです。ここでは、商品の発注情報や在庫情報もモノに含まれます。これらのモノを一元管理していれば、部署間の隔たりを越えて、関係者全員が情報を共有できるでしょう。情報が共有できていれば、顧客からの問い合わせに誰でもすぐ対応できたり、コミュニケーションがスムーズになったりと生産性の向上が図れます。また、発注・在庫の情報管理ができていれば、在庫不足や過剰在庫などを回避し、機会損失を防げるでしょう。

（3）カネ

カネとは、企業のお金に関する情報のことです。売上や利益率や原価率などを意味します。一元管理システムのなかには、会計システムと連携できるものもあり、それらを活用できれば、販売管理や仕入れ管理などを合わせて管理でき、業務の効率化が図れるでしょう。

（4）情報

ここでいう情報とは、ノウハウのことです。情報を統合し、関係者ならだれでも情報を得られる環境を整えられれば、担当者が変わったときでも、スムーズに業務を引き継ぐことができます。さらに、情報を統合できていることは、新たなサービスや商品を開発する手助けになります。たとえば、営業部で得られた顧客からの要望を商品開発部が活用したりすることが気軽に行えるようになるのです。一元管理システムは、部署間の隔たりを緩和したり、時間を有効活用したりするのに役立つといえるでしょう。

一元管理をすることで得られるメリット

ここからは、一元管理で得られるメリットを整理してお伝えします。

（1）業務効率をアップ

一元管理を行えば、必要な情報をいつでもアクセスできるようになるため、業務の効率を高められます。一元管理ができておらず、情報が複数の場所で管理されていると、わざわざ他部署に足を運んだり、管理場所をほかの社員に聞いたりするなど、情報を探すだけのために時間を割かなければなりません。それでは非効率的です。しかし、一元管理できていれば、関係者ならいつでも時間をかけずに情報にアクセスできるようになります。

また、部署を越えて関係者全員が情報を共有できることで、社内でのコミュニケーションの円滑化はもちろん、担当者が変わった際の引継ぎや、顧客への対応もスムーズに行えるようになるでしょう。さらに、一元管理を利用して優れたノウハウや知見を全社員に共有できれば、社員一人ひとりのスキルアップにもつながります。このように、一元管理を取り入れると、社内のさまざまな業務においてうれしい効果が得られるでしょう。

（2）情報の活用が促進される

一元管理システムを使うことで、社内での情報の活用が盛んになることが予想されます。なぜなら、一元管理システムによって情報が統合されれば、関係者全員が情報に簡単に利用できるようになるからです。もしも情報がそれぞれ各部署に保管されていれば、他部署の情報を知ることは困難です。他部署の情報を活用して新たな商品を開発したり、他部署の情報を活かして商談したりする機会も少ないでしょう。

これでは、せっかくの企業の経営資源が無駄になってしまいます。経営資源は活用されてこそ、役立つもの。一元管理を行えば、情報にすぐにアクセスできる環境が整えられ、その結果、経営資源も活用されやすくなります。また、一元管理は社員の情報格差を軽減する効果もあるでしょう。

（3）人材の育成・活用に役立つ

人材の育成や適所適材は、企業にとって力を入れるべき大きな課題ではないでしょうか。しかし、人材の評価軸はさまざまで、一人ひとりの情報をすべて把握して総合的に評価することは、なかなか難しいものです。そんなとき一元管理ができれば、便利ではないでしょうか。

給与や勤怠状況はもちろん、個人の成績・勤務態度などの、人材に関する情報が統合できていれば、人材の能力を的確に把握できるでしょう。社員の能力が把握できれば、足りない能力を伸ばしたり、長けた能力を活かしたりするために、配置を適所へかえられます。さらに、人員を補充すべきかの判断もしやすくなるでしょう。このように、一元管理ができれば、人材の能力を企業の成長に活かしやすくなります。

一元管理を行うなら専用システムの導入がおすすめ！

多くのメリットがある一元管理ですが、手作業で情報を管理するとなると大変です。膨大な情報を集め、管理方法を統一するには、なかなか骨が折れる作業が必要でしょう。また、手作業での一元管理は、どれだけ細心の注意を払っていたとしても、ヒューマンエラーが生じてしまう可能性があります。

そんなときにおすすめなのが、専用システムの導入です。専用のシステムを利用すれば、複雑な処理はすべて機械が行ってくれるので、ミスをなくすことができます。たとえば、発注・在庫の情報管理ができていれば、ヒューマンエラーによる在庫不足や過剰在庫などを回避し、機会損失を防げるでしょう。

さらに、ヒューマンエラーを防ぐことは、トラブルに対応する時間を省くことにもつながります。とくに、一元管理のために新たに人を雇おうか考えている人は、ぜひ一度、専用システムの導入を検討してみてください。システムの導入にかかる費用は、新たに人を雇う費用よりも安く、コストが抑えられます。

また、専用システムを導入する場合には、一元管理のメリットを最大限生かせるものを選ぶべきです。蓄積した情報にアクセスしやすく、操作もシンプルなものを選ぶことをおすすめします。

この記事では、一元管理の基礎知識をご紹介しました。一元管理とは、情報を1か所にまとめて管理することを意味します。企業が一元管理するべき情報といえば、経営資源である（1）ヒト・（2）モノ・（3）カネ・（4）情報です。これらを一元管理できれば、情報の活用が促進されたり、人材の育成・活用に役立ったりするなど、社内のさまざまな業務においてうれしい効果が得られるでしょう。また、一元管理を行うなら、専用のシステムを導入することをおすすめします。その際には、蓄積した情報にアクセスしやすく、操作もシンプルなものを選びましょう。