ネットショップ一元管理システムの導入タイミングはいつがベスト？

ネットショップの運営において、一元管理システムを検討している方は多いでしょう。たしかに機能性や効率を考えると一元管理システムの導入は有効ですが、導入タイミングには注意が必要です。なぜならタイミングを間違えば、場合によっては利益の損失につながるからです。ここでは一元管理システムの導入タイミングについて解説します。

導入のタイミングはそれぞれの業務が確立してから

ネットショップの一元管理システムは入金システムや情報システムなど、それぞれの業務が確立してから導入するべきとされています。これは、ネットショップのシステムが構築されていない状態で一元管理システムを導入してしまうと、規模が大きくなったときやシステムの数が増えたときにそれぞれを再度つなぎ合わせる必要があり、その際に手間やコストが余計にかかってしまうことからいえます。

ネットショップにおいて必要なリソースは商品やサービス、売上、顧客データです。一元管理システムを使用することで、そういったリソースに対して迅速な経営判断や素早い戦略を立てることが可能となります。しかし、これは業務システムやネットショップ自体のシステムが確立されていることが前提となるため、まずはこれらのシステムの構築を行っておくことが先決です。

業務が確立した後であればネットショップの運営効率が向上して、データを最善化できます。効率化できる部分を詳しく見ていきましょう。

■指示を効率化できる

ネットショップで一元管理システムを業務確立して行うなら、在庫表示や商品情報、商品画像、販売価格、売上金額などを1つにまとめることが可能になります。これによって、ネットショップからの受注や決済管理、発送準備の指示や伝票の印刷などをスムーズに行うことができるので、結果的に業務効率をアップさせることが期待できます。

■決済が自動確認できる

決済を自動確認できれば、迅速に発送作業に移ることも可能です。ネットショップを1人で行うときも複数人で携わって仕事をするときも、一元管理システムを導入して決済できれば情報が可視化されるので、人によるミスを最小限に抑えることができます。

記録されたデータは経理に利用して売上の確認を行うことができ、また、商品の販売サイクルや売れ筋を分析できるので、ネットショップの経営を効率化できます。

■時間と労力を削減できる

一元管理システムを業務が確立してから導入すれば、時間と労力の大幅な削減が期待できます。仮に膨大な量を業務分けしてひとつひとつ管理する場合だと、膨大な量を管理しなくてはならないので多くの人材でネットショップを管理しようとしても人員が必要になり、それぞれの負担が大きく増してしまいます。

また、情報管理が独立しているせいで1つの情報を処理することや確認することに時間がかかってしまい、情報管理にも時間がかかります。

しかし、一元管理システムを利用すればオートで情報を管理し、ひとつひとつの情報を手元の簡単操作で行うことができるため、作業を迅速に行うことが可能です。この性能から労力と時間の削減を行うことができ、ネットショップの運営負担を減少させることができます。

一元管理は情報の複雑化が避けられない

ネットショップに一元管理システムを導入することで、情報処理の効率が向上する見込みはありますが、一元管理を導入してさまざまな情報を登録することで複雑になる場合があることは頭に入れておきましょう。

情報登録数が多くて管理システムを複雑にしてしまうと利用者の低減や情報の交錯、また入力項目が多くなるなど手間がかかってしまい、運営をスムーズ化する一元管理システムが逆に手間を招いてしまう可能性もあります。

一元管理システムは情報をひとまとめにするので、複雑化してしまう事態を避けることはできませんが、できるだけ複雑化を避けてわかりやすくするように工夫や見極めを行う必要があるでしょう。

一元管理システムの複雑化を避けるために有効な方法について紹介します。

■必要な情報のみ登録する

一元管理システムを利用するときは必要な情報のみを利用することにしましょう。登録する情報量が多くなれば一元管理システムはそれだけ複雑化してしまい、ネットショップの運営をしていて手間を感じることや、効率が落ちてしまうことがあるためです。

登録するときに売上や顧客のデータなどネットショップに必要な情報だけは一元管理に登録しておき、自分1人でも楽に作業できるものや共有する必要のないシステムは登録しないようにすべきです。

このように判別すれば複雑化はある程度回避することができるでしょう。

■情報アクセスの担当者を決める

一元管理システムを複数人で運営していく場合は、情報にアクセスできる担当者を決めておくことも大事です。運営しているすべての人間のもとに必要でない情報が表示されると、混乱を招く可能性や、誤って作業してしまう原因にもなりかねません。

そのため、あらかじめ一元管理システムでの情報アクセス担当者を決めておき、担当以外の人は情報が表示されないようにするなどの工夫をしておくことで、複雑化をある程度防ぐことができます

複数のネットショップを運営するなら一元管理システムが便利

1つのネットショップだけでなく複数のネットショップを運営する場合においても、一元管理システムは有効かつ便利です。各ネットショップの情報を逐一確認しているとかなりの労力と時間をかけることになりますが、一元管理システムを導入すれば複数のネットショップの運営を効率化させることがきます。

複数のネットショップを運営する場合に、一元管理システムによってどういった部分を効率化できるのか見ていきましょう。

■１つの受注画面で各ネットショップの状況を確認できる

一元管理システムを利用することで、各ネットショップの受注を1つの管理画面で確認でき、顧客のニーズにすぐに対応できます。

各ネットショップの画面を毎回分けて見るとなると、それぞれにアクセスする手間が発生し、受注画面を確認しようにも時間がかかりがちですが、一元管理システムならば一度のアクセスで済むぶん時間の節約につながります。

また、一元管理システムの性能によっては受注ごとにステータスを自動的に振り分けることも可能です。振り分けを行うことができれば、ネットショップで顧客が購入した商品の発送待ちの案件や入金待ちの案件、確認処理を自動化できるので、迅速に対応をでき、発送や入金漏れのミスを防ぎやすくなります。ネットショップの信頼度を上げることにも役立つでしょう。

■メールの一元管理が可能

メールを一元管理システムで利用することも可能です。ネットショップにおいて顧客へのメール管理をしておくことは非常に高い重要性を持ちますが、メールとひとくちにいってもたとえば注文に対してのお礼のメール、商品発送への確認メール、入金の確認メールなど、その種類はさまざまです。

メールがすべて定型文だったとしても、各ネットショップでそれぞれ送信準備をしようとすると大きな手間がかかります。その手間を大幅にカットできる方法が、一元管理システムによるメール管理です。メールについてあらかじめ定型文を登録して自動化しておくだけで、膨大な量のメールを容易に管理することが可能となります。

自動化しておけばすべてのネットショップで定型文を送信でき、送信漏れリスクの回避にもつながるでしょう。

ネットショップ一元管理システムの導入タイミングとしては、業務システムなどがしっかりと確立してからが理想です。また複数のネットショップを運営する場合も、一元管理システムを利用することで作業の効率が向上し労力や時間を節約することが可能なため、導入の検討をおすすめします。ただ、一元管理システムを利用することで情報が複雑化しやすいという特徴もあるので、複雑化を防ぐための対処法について考えておくとよりスムーズに管理できるでしょう。