ネットショップのヒューマンエラーを防ぐ！一元管理システムのメリット

ネットショップは店舗持つ必要が無いので、店舗型と比較すると開店するために必要な予算や準備するものは少ないです。

しかし、店舗を持たないかわりに集客力や在庫管理、発送準備やクレーム対応など、業務内容は結構多いです。

人間は完璧な生き物ではないので、ヒューマンエラーを起こすことがあります。これを防ぐためにも一元管理システムは使われます。

ヒューマンエラーが起こってしまう理由

ネットショップは毎日たくさんの注文を受け付けていて、注文を受けたら在庫の確認をして受注完了の連絡を購入者に送ります。

このときに在庫がないと発送までに時間がかかるので、あらかじめ説明しておく必要があります。

このときに確認不足、説明不足があるとお客様に満足してもらうことはできないでしょう。場合によっては謝罪をする必要もあります。

ネットショップは信頼、評判が売り上げを大きく左右します。何度も不手際があったり、写真とは全く違う商品を取り扱っているネットショップは低評価が多くなり、これは在庫確認を怠り、何度も確認するシステムを設けていないことが原因です。

そこでこのようなヒューマンエラーを防ぐために一元管理システムを導入することをおすすめします。一元管理システムを使うと一つの端末で全ての外部システムを管理することが出来て、情報のタイムラグや入力ミスなどをなくすことが出来ます。

管理システムを導入しないとamazonでは情報が更新されているのに、楽天では情報が更新されていないということが起こりますが、導入後はこのようなことはないです。

一元管理システムのメリットについて

ネットショッピングが出来るサイトは毎年のように増えていて、ネットショップは複数のサイトで開店しているのが当たり前になっています。購入者はたくさんの通販サイトを利用していて、一番安いところやキャンペーンが開催しているところで購入する人が多いです。

そうなると一つの通販サイトのみで展開していても集客力をアップさせることは出来ないです。

出来るだけたくさんの人の目にとまるように複数の通販サイトに登録する必要があります。購入者の目線で考えると、複数のサイトで販売するというのは混乱を招く原因にもなりますが、それよりも集客力をアップした方が良いという考えです。

複数の媒体でネットショップを展開するとミスが起きやすくなるのはもちろん、在庫管理も難しくなります。そこで統一して管理するためのツールである一元管理システムを使います。

それぞれのお店の受注を一つの端末で確認することができるので、時間を大きく短縮することが出来て、管理業務を限りなくシンプルにすることが可能になります。特に少人数で経営している場合はこのような管理システムが役に立ちます。

コストパフォーマンスに対してのメリット

一元管理システムは非常に便利で効率を上げることが出来るツールですが、無料で使えるわけではありません。本格的に導入するにはコストが掛かりますし、使いこなすことが出来ないと意味がないです。

ライセンスを取得して、専用のサーバーを用意してスムーズに使うためのトレーニングも行う必要があります。トラブルが起きた時のサポートなども考えると比較的高額なコストが掛かります。

準備から導入、テストを行い、本格的にシステムを使う時には数百万円のコストが発生している可能性もあります。しかし、しっかりと適用させて使いこなすことが出来れば十分に価値のあるツールなので、コストパフォーマンスは優れていると言って良いです。

導入コスト以上の価値がありますし、余計なコストを削減することが出来るのでトータルで考えた時にはメリットの方がはるかに多いです。一番コストを削ることが出来るところは人件費です。個別に管理していると管理担当者を常においておく必要がありますが、一元管理であればその必要はありません。入力作業はすぐに終わり自動的に全てのお店の情報を更新することができます。

システム導入までに必要な準備について

素晴らしい管理システムでも、今日からいきなり導入するというのは無謀です。あらかじめ下調べをして、自分たちの状況下で使用したときに効果があるのかというのを把握しておく必要があります。

ビジネス以外でもこれは共通していて、スポーツの世界でも準備の仕方で結果は大きく変わってしまいます。準備を怠ると思ったようなパフォーマンスを発揮することができずに終わってしまうことも多いです。

本番を想定してトレーニングをしたり、作戦を考えるのも準備の一つです。練習で出来ないことは試合でも出来ないという言葉がありますが、これはビジネスの現場も同じです。

想定していないトラブルが起きた場合はすぐに対応することが出来ないです。そこで本格的に導入する前に試験的に運用することをおすすめします。お試しで使うことができる一元管理システムを試験的に導入してみて、実際に効果があればそのまま計画を進めていけばよいですし、もしも思ったような効果が得られなかった場合は計画を中止すれば良いです。

導入後は使いこなせるように何度もトレーニングする方がより確実に効率を上げることが出来ます。

ネットショップの在庫管理は大変

ネットショップの在庫管理は簡単ではないです。スマホケースのようなスマートフォン関連の商品や、ステッカーやシールのような小さいものを販売する場合はアパートやマンションの一室でも問題ないですが、電化製品や自動車関連の部品、アウトドア用品のような大きな商品を取り扱っている場合は専用のスペースや在庫を置いておく倉庫も必要になります。

この在庫を置いておく場所を用意するのが意外と大変で、店舗を持たないネットショップならではの課題でもあります。また倉庫や工場などが遠いと納品までに時間がかかるので、最低でも翌日発送が当たり前になっている今の通販業界では命取りになります。

在庫があるのにも関わらず、発送までに４、5日掛かってしまうというのはどこかに問題があります。この時間を短縮する意味でも一元管理システムは利用した方が良いです。

受注から発送までの時間を大きく短縮することが出来て、見逃しや商品の梱包ミスなども減らすことが出来ます。人間は慌てるとミスする確率が上がるというデータがあります。常に落ち着いて仕事ができれば良いですが、それは簡単ではないです。

スペシャリストを育成する必要もある

一元管理システムは複雑なシステムでもあるので、誰でもすぐに使いこなせるものではないです。そこでスペシャリストを育成することをおすすめします。

情報管理、在庫管理システムの知識が豊富で、トラブルにも瞬時に対応できるような人材がいると確実に効率は上がります。シフト制でたくさんの人がシステム管理を行うのではなく、専任の管理者を置くことで専門性を高めることができます。

適材適所という言葉があるように、ポジションごとに必要な能力は違います。ネットショップとはまったく関係が無い仕事をしていたとしても、その能力をネット販売で活かすことはできます。

業務の拡大や販路の拡大を予定しているのであれば、エンジニアを雇うというのも一つの方法だと思います。円滑なシステム管理は業務全てに良い影響を及ぼすので、経営の面でメリットがとても大きいです。

スペシャリストの育成には時間が掛かりますが、その分見返りも大きいので、地道に力をつけていくのも必要な作業です。一元管理システムは不要なヒューマンエラーを未然に防ぎ、お客様の満足度向上にもつながります。