ネットショップの一元管理システムでメールを自動送信！

複数のネットショップを運営している場合、一元管理システムを導入すると便利で在庫や商品管理、受注や発注管理などのさまざまな業務を管理することができます。

複数のネットショップ運営に必要な作業を効率化することができ、最適な店舗運営が可能です。

クライアントとのやり取りやメール送信なども自動化することができます。

受注管理業務がスムーズになる

一元管理システムを利用すると、複数のネットショップにおける受注処理などを自動化することが可能です。

受注処理において失敗しないよう注文ステータスの振り分けすることができたり、各種クレジットカードや代引きに区分することができます。

注文時においてコメントもないオーダーを出荷待ち状態にすることができたり、銀行振込やコンビニエンス支払いなら入金待ち状態にすることが可能です。

注文ステータスの管理は多数のオーダーをミスすることなく管理するため、重要な作業になります。

例えば100件の注文がある場合、80件に関して確認不要だったとしても80件を「確認不要」とシステムが瞬時に処理できれば業務を改善することが可能です。

従来すべての注文を１件１件確認しなければならなかったですが、これは非常に効率が悪く週明けや休み明け、セールの翌日になると処理する注文数が多いので確認が大変でした。

配送業者が来る時間は固定されているので、時間に追われる状況が続いていたでしょう。しかし一元管理システムを導入することによって受注処理をスムーズに行うことができ、確認すべきオーダーが明確なので業務を効率化することができます。

通常注文とギフト注文を区別できる

例えばギフト注文における業務に関して、従来納品書の金額表示を削除しなくてはいけないことがあったり、オプション選択内容から金額表示を追加するのかどうか毎回対応することもあります。

出荷時において、納品書を入れたいけれどもギフト注文が多いため納品書を発行しなかったり、ギフト注文の時だけ再度納品書を発行し金額を消去するなどの煩雑な運用が発生するものです。

クライアントがラッピングを選択する場合、内容によっては追加金額が発生することがあるので、注文１件１件をきちんと確認しながら追加金額が必要なオーダーに対し手作業で運用することもあります。

これらの作業は時間がかかる上ミスを引き起こしやすいですが、一元管理システムを導入することで複雑な業務もスムーズに処理することが可能です。

注文者とお届け先が異なる場合、ギフト注文として扱うことができ金額表示の有無も設定することができます。

項目選択肢によって明細追加が入るよう設定することができ、通常注文とギフト注文が混ざっても一括納品書を発行することが可能です。運用がシンプルになるので時間や手間を省くことができ、ミスを減らすことができます。

細かく多種多様に設定することができる

多くの注文に対し検索したり処理することを繰り返すような業務に関して、自動化することができるので便利です。

細かく多種多様に設定することができ、従来からの受注業務や運用をそのままシステム化することができます。

特に毎日の注文を同じ条件で絞り込んだり、条件に合致する注文にも同じ処理を適用するような業務に向いています。一元管理システムをリリースしている企業の中にはシミュレーション機能を利用することができ、より良い設定にレベルアップすることができたりカスタマイズすることが可能です。

シミュレーション機能を利用すると、実際注文が設定によってどのように処理していくのか事前確認することができ、何かしら改善点や要望などがあればアレンジすることができます。

一元管理システムを導入する前に業務を見直しておくと便利で、さらに業務効率化を向上させることが可能です。

毎回同じ条件において処理するメール作業などを自動化することでコストを改善することができ、人的ミスなども防ぐことができるでしょう。クライアントにこまめにメールを送信することによって、顧客満足度の向上にも繋がります。

別途リストを作成しなくてもよい

例えばスポーツ系のネットショップを運営していると、いくつか課題や悩みなどがあります。

予約注文を判別したり管理を効率よく行いたいと思うもので、各メーカーから新しい新品の発表があった場合は予約注文として受け付けますが、どの商品が予約販売されているのか確認に手間がかかることもあるでしょう。

各サイトやモールなどの管理画面において、予約商品を含んでいる注文かどうか目視で1件ずつ確認しなければならず、予約商品がどのサイトでいくつ注文が入っているのかに関して、別にリストを作成して管理しているところも多いです。

そこで一元管理システムを導入することによって、各サイトやモールからの注文を集約することが可能です。

商品毎のカラーやサイズなどの属性毎に予約設定を行うことができるので、注文が入ると自動的にチェックが付き予約注文を簡単に判別することができます。

別途リストで管理していた業務を1つの画面で管理することができるので、時間を短縮することができ手間やミスを省くことが可能です。

メール機能を連動することによって瞬時に予約状況を確認することができ、受付から出荷までスムーズに処理できるでしょう。

発注基準を設定することができるので便利

複数のネットショップを経営していると、メール便の判定に関係する手間や時間を省きたいという悩みがあります。

メール便で配送する商品と配送できない商品があり、対応できない商品にメール便でオーダーが入ることがあります。

反対に通常配送でオーダーされることもあるので、確認のために時間がかかることがあるでしょう。

従来は注文の1件1件に対して確認しながらメール便かどうか作業していましたが、一元管理システムを導入することによってスムーズに判定することができるので、負荷を軽減することができます。

中には在庫を持たずに注文を受けてから各メーカーや仕入先などに発注するという企業も多いので、すべてのサイトの注文数を合計した数量と在庫表などを比較しながら、在庫のある商品と各メーカーへの注文を仕分けしたり、発注書をその都度作成しているショップも多くあります。

システムを導入することで、あらかじめ商品ごとに注文量を設定することができ、いくつ注文するかといった発注基準を設定することが可能です。勝手にデータが集計されるので、毎回書類を作成しなくてもよくなりその分の時間を他の業務にあてることができます。

リピーターを判別することができる

日用品や雑貨、ペットやDIY系のネットショップを運営していると、よくある悩みとして大事なリピーターの判別を改善したいということがあげられます。

日用品など関して定期的に購入する商品は同じリピーターからの注文が多いので、各サイトやモールなどの管理画面において大事なリピーターかどうか判断を行わなければいけません。

サイトやモールをまたがっているようなリピーターの場合はきちんと把握できないケースもあり、リピーターなのに新規のクライアントと同じ対応になってしまうこともあるでしょう。

細かいフォローができないようになるので、顧客満足度の向上に役立てる必要があります。一元管理システムを導入することによって、ショップ側で設定した条件において自動的にリピーター判定を行うことが可能です。

リピーター判別の基準として電話番号やメールアドレス、住所などから基準を設定することができます。ショップ独自の基準を設定することでさらに詳しく条件付けすることができ、リピーターはもちろんリピーター候補といった判別を行うことができるでしょう。

リピーターだけをターゲットにして一括メール送信することができたり等、細やかなフォローが可能です。