初心者でも扱えるネットショップの一元管理システム

ネットショップの初心者がショップをいくつか営むと、それぞれを管理することが非常に大変になってきます。

そのため、複数のサイトを持つほど運営や管理に時間がかかり、無駄が多くなる傾向が見受けられます。

もし、これらを一括で管理することができれば非常に楽でしょう。そこで、ネットショップの一元管理システムを利用するメリットを見ていきましょう。

受注管理を無駄なく行う方法とは

ネットショップを複数運営している場合、受注管理は非常に大事なものになります。

例えば、入金待ちの状態や発送待ちの状態が複数存在するようになれば、たちまち混乱が生じるでしょう。一度混乱が生じると、ミスを連発する恐れがありお客さんに迷惑をかけてしまう可能性が高いです。

特にネットショップ運営の初心者の場合には、商品を扱うことに慣れていないためクレームに発展することも珍しくありません。

そこで、ショップの一元管理システムを利用し受注管理を十分に行えば、クレームをあらかじめ抑えることができるため、楽に管理が可能です。

受注管理の内容としては、複数のネットショップの注文のステータスをデータで一括管理をする方法です。この方法を利用すれば、どこのネットショップで現在いくつの商品が受注中なのか、そして注文した商品が現在どのようになっているのかを一目で調べることが出来ます。

もし、お客さんから商品に関する質問が来た場合でも、どこのネットショップのお客さんからのメールか一目で判断することができるため、迅速に対応が可能です。当然ながら、いくつかのネットショップがあったとしても、混乱をすることは限りなく少ないでしょう。結果的に、質の高い運営をすることも夢ではありません。

メールの一元管理を行うメリットとは

複数のネットショップを運営していると、たくさんのメールが来ます。売り上げが伸びる分うれしいですが、その分だけメールの対応に追われることも少なくありません。

一つの注文だけでも3種類から4種類ほどのメールのやりとりがあることを考えれば、それだけで多くの時間がかかってしまうものです。複数のお客さんを相手にする場面では、誰にどのメールを出したか確認をするのも大変で、焦って間違えて送信してしまうこともあり得ます。

あるいは、メールを送ったつもりでいても送っていないなどのトラブルが発生することもあるため、可能な限り一元管理システムを利用した方がよいです。

ショップから送るメールだけでなく、顧客の方からの問い合わせも一元管理システムに組み込めば非常に合理的でしょう。

このシステムによって、すべてのメールを1カ所に集めることができ、送信するのを忘れることを防ぐだけでなく見落としもなくなります。そのうえ、一括して情報を閲覧するためわざわざいくつかのページを開くこともないため、結果的に時間短縮につながるわけです。一元管理システムの多くは、テンプレートが用意されており、わざわざ文章を考える必要もありません。

在庫も一元管理することが大事になる

ネットショップを運営する場合には、必ずと言っていいほど在庫管理を行うのが基本になります。この時考えられる問題点は、商品の更新が間に合わない可能性があることです。

例えば、特定のお店ですでに売り切れの商品がほかのショップではまだ販売されていることになっており、運悪くそちらの方でも注文が入ってしまった場合、商品を届けることができずクレームになることが考えられます。 これを避けるためには、在庫の一元管理システムを活用するのがよいでしょう。

在庫の一元管理システムを活用することで、一つの商品が売り切れになった場合にはほかの店の商品も売れた分だけマイナスになり、在庫数を最新の状態に保つことができます。

特に、商品の数が少ない場合には一元管理をしてリアルタイムで情報を更新した方が気苦労が減るわけです。 それだけでなく、在庫履歴機能などがある一元管理システムもあり、今までどのような商品がどれだけあったのかを確認することができるでしょう。履歴がわかれば、売れ筋を見分けて注文ができます。結果的に、無駄がなくなり売り上げを伸ばしていくことが可能です。

商品登録も一元管理で行えば安心

ネットショップでは、商品を登録する作業が欠かせません。

これをすることにより、初めてお客さんの前に商品を提供することができるわけです。リアルなお店であれば、棚に商品を並べるのがネットショップでは商品登録になると考えておけばよいです。

ところが、複数のネットショップを持っている場合には、それぞればらばらに管理をしなければなりません。

規模が大きければ大きいほど莫大な時間がかかってしまい、余裕がなくなってしまうこともあります。

また、商品登録をした場合どこにどれだけの商品があるかを一度に把握することが難しくなるでしょう。

これを防ぐためには、一元管理をすることで混乱を回避することができるようになります。 複数のショップを運営しているときに大変なのは、商品説明文を変更する場合です。

すべてのサイトに共通した商品がありそれぞれの説明文を変更するよりも、一括管理システムで一度に変更した方がスピーディーに行うことができます。空いた時間は、それ以外の業務などに回せば効率よく仕事を回すことができ、落ち着いて仕事に取り組むことができます。

分析をする場合にも一元管理システムを利用しておこう

いくつかのネットショップを持つ場合、必ず商品の分析が必要になります。

商品には必ず売れ筋のものとそうでないものが存在しますが、このうちどれが売れ筋かを把握しておけば確実にお客さんに満足させるだけの商品を提供することが可能です。

逆に、売れ筋がよくわからず欠品ばかりの状態だと、次第にお客さんの数も減少してきて売り上げに響く可能性があります。また、売れ筋でないものばかり注文しお店に並べておいても、お客さんの求めていないお店が出来上がってしまう可能性があるでしょう。

すべての店舗でこのようなことが起こると、著しく悪循環な経営が続くことになります。

そこで、商品の分析をする場合にも一元管理システムを使えば、売り上げに関する適切な情報を手に入れることができます。お店によっても人気の商品は異なることがありますので、それぞれの店を一括で管理しどの商品がよく売れているのかを確認しておきましょう。

システムの中には、データ分析ができるものも存在しています。人間の勘や感覚を使い売れ筋を把握することも大事ですが、システムを使いより客観的に人気商品を把握すれば、お客さんを満足させるお店が出来上がります。

出荷作業の管理も一元化すると便利

ネットショップでは、お客さんから注文が入ったときには迅速にその商品を出荷する必要があります。

出荷するときに必要なのは、まず相手の名前や住所のシールを商品に貼り付けて発送情報を出していくことです。その情報をもとにして送り状番号を発行し、メールで相手に送る流れです。

これらをすべて手作業で行うと、かなりの時間がかかってしまうでしょう。しかも、複数のショップを運営している場合には、一度にたくさんの商品の注文を受ける可能性かありますので、朝から晩まで出荷作業に追われることになりかねません。

この場合には、一元管理システムを使うのが基本になります。一元管理システムを利用することで、各運送会社の送り状発行ソフトのデータを一括で出力することができます。送り状を発行し、そのあと送り状番号を反映したメールを自動的に行うことで手作業が減少し、出庫作業に対する時間が大幅に節約できるでしょう。

自動化することもできるため、ミスをすることもなくなります。商品の数が多ければ多いほど、一括管理システムの活躍の場が増え、大幅に売り上げを伸ばすことも夢ではありません。