ネットショップ一元管理システムを導入する際に気を付けるべきポイント！

「一元管理システム」という言葉を耳にしたことのあるECサイト事業者は多いと思います。「言葉は聞いたことあるけど、まだ導入は考えていない」「導入を検討しているけど、どんなものか理解できているか不安」といった方向けに、一元管理システムでできること、メリットやデメリット、気をつけるポイントについて解説いたします。

ネットショップ一元管理システムでは何ができる？

「一元管理」という言葉は「個別で扱われているモノやコトを、一箇所にまとめて管理すること」を意味しています。そして、ECサイト上でその機能を果たすシステムが「一元管理システム」です。

たとえば、最近人気の家計簿アプリも一元管理システムのひとつといえます。レシートやクレジットカード、銀行引き落としなど複数のお金の流れを家計簿アプリにまとめて管理することができるからです。そのように複数の異なる情報を、一箇所で便利に管理することができるシステムを「一元管理システム」と呼んでいる、という認識を持っておいていただけるとよいと思います。

それでは、この「一元管理システム」ではいったいどんなことができるのでしょうか。ここでは、ECサイト管理の話に絞って「一元管理システムができること」を4つご紹介いたします。

まず1つ目は「受注管理」です。カートやモールなど、複数のECサイトに出品している場合、管理者はサイトごとの管理画面にアクセスし、それぞれの受注確認をしなければなりません。一方で、一元管理システムを使えば、一つの管理画面ですべての受注確認をすることが可能になります。それだけでなく、受注内容のステータスに応じて、確認が必要なもの・不要なものを振り分け、出荷までの作業を自動化できるといったシステムもあります。

2つ目のできることは「在庫連携」です。在庫管理についても受注管理と同じく、一元管理システムがなければECサイトによって管理画面が異なるため、それぞれの管理画面を確認する必要があり、作業コストが増えがちです。そこで、この「在庫連携」をすることで、作業コストを削減することができます。

たとえば「在庫連携」をしていない場合、ある商品を3つのモールで販売している場合、1つのモールで5つ売れたら、その他2つのモールの在庫数を5個ずつ減らさないといけません。もしその対応が遅れると、表示されている在庫数以上の注文が入った場合、売り越し（実際の在庫数よりも多い注文が入ってしまい、商品を販売できなくなること）が発生します。

この売り越しは、お客さんからの信用を損なうだけでなく、モール側からの評価が下がるなど、大きなリスクを孕んでいるため、常に注意を払う必要があります。一方で「在庫連携」をしておくと、一つの管理画面で在庫管理ができるだけでなく、自動で在庫表示を書き換えてくれるので、上記したような売り越しが発生するリスクを回避できます。

次に3つ目のできることをお伝えします。それは「メール管理」です。ECサイト運営では、一人の顧客に対して、サンクスメールや発送連絡メール、フォローメールなどいくつものメールを送る必要があります。もしメールごとに毎回文章を作成、あるいはテンプレートを使ってメール作成をしていては、かなりの労力がかかってしまいます。

「一元管理システム」でメール管理を行うことで、受注が入ったタイミングでサンクスメール、商品を発送したら発送連絡メールを送るなど、必要なメールを必要なタイミングで自動送信してもらうように設定することができます。

最後の4つ目は「データ分析」です。これは少しイメージしにくい機能かもしれませんが、一元管理システムの大きな特徴の1つです。各サイトでの売上などのデータを見たい場合、一元管理システムがなくてもそれぞれの管理画面から見ることができますが、全てのモール・カートを含めた自社全体のデータを確認するには、各サイトのデータが1つにまとまっている必要があります。

そこで、この一元管理システムを使うことで、各サイトで取り込んだ購入情報や顧客情報のデータを一箇所に蓄積しておくことができ、改めてデータをまとめる必要がなくなります。そして、まとめられた情報を活用することで、今後の経営戦略などを考えていくことがやりやすくなります。

ネットショップ一元管理システムのメリット・デメリット

「一元管理システム」には、メリット・デメリットが存在します。主なメリットは3つ考えられます。

1つ目のメリットは「作業効率化によってコストを削減できる」という点です。一元管理システムは、先ほどお伝えしたように、受注管理や在庫連携、メール管理などを中心に、日常業務の効率化を行なうことができます。

2つ目に挙げられるメリットは「人的ミスやリスクの回避ができる」という点です。人が行う作業では、必ずどこかでミスが起きます。どれだけ注意しても人的ミスは生じてしまうものですが、一元管理システムを導入することによってその発生確率を減らすことができます。

3つ目のメリットは「事業戦略を考える上で必要な時間やデータを確保することができる」という点です。ECサイト事業者であれば「もっと売上をあげたい」「色んな人に商品を知ってもらい、買ってもらいたい」という思いをお持ちだと思います。

しかし現実として、日々の日常業務に追われてしまい、今後の事業展開や自社の現状分析をする時間を十分に確保できていない、という方も多いのではないでしょうか。一元管理システムを導入することで、その足りない時間を確保できるとともに、先ほども少しお話した、現状分析に必要なデータの取得が可能になります。

これらのように多くのメリットがある「一元管理システム」ですが、デメリットも考えられます。まず、一元管理システムの導入には「初期費用がかかる」ということが1つのデメリットとして考えられます。今から一元管理システムの導入を検討している方にとって、初期費用のコストは気になるポイントだと思います。

導入に初期費用が発生しないシステムもありますが、最も重要なのはその一元管理システムを使って自分の目指すECサイト運営が実現できるかどうかです。導入を検討する際には、資料請求や無料体験を実施し、十分に検討した上で判断することをおすすめします。

それからもう1点、デメリットが考えられます。それは、「初期設定や操作が難しい」という点です。とくに一元管理システムとなると、複雑な作業を効率化してくれるシステムのため、初期設定のハードルが高くなりがちです。

実際にシステムを操作する現場の人が使いやすいかどうかという視点も必要になってきます。こちらについても、無料体験等で実際に操作したうえで、導入するかどうかの判断をすることをおすすめいたします。

ネットショップ一元管理システムを導入する際に気を付けるべきポイント

「一元管理システム」を導入する際には、ぜひ「サポート体制が充実しているかどうか」「連携できるシステムやサービスの種類」に気をつけていただくことをおすすめいたします。

デメリットのところでも触れましたが、一元管理システムは複雑な作業を効率化してくれる一方で、導入や操作がすんなりとできない場合があります。そういった状況を想定して、導入を検討する際には、サポート体制が充実しているかどうかも判断材料に加えてみてください。電話での相談だけでなく、導入設定ガイドや操作マニュアルなど、現場で使う人の理解度や使う機能の難易度に応じて、適切な解決策を見つけられるかという視点を持って選別することが大切です。

また、ECの一元管理システムは、種類によって利用できるサービスやシステムに制限がある場合があります。あなたが利用を考えている一元管理システムが、あなたが必要としているシステムやサービスを備えているかという点は、特に注意して選ぶようにしてください。

ここまで「ネットショップ一元管理システムでは何ができるのか」「ネットショップ一元管理のメリット・デメリット」「一元管理システムを導入する際に気を付けるべきポイント」についてお伝えいたしました。一元管理システムはとても便利なシステムである一方で、初期導入の際にはさまざまなコストがかかってしまうものでもあります。あなたの理想とする一元管理システムを見つけ、ECサイト運営をさらに伸ばしていきましょう。