見落としがちなネットショッピングの一元管理システムの欠点とは？

ネットショップ経営に欠かせないのが一元管理システムです。

一元管理システムを導入することはそれまでの受注管理や在庫管理といったものを一元的に管理することで、これによりそれまでバラバラで行っていた時に起こるトラブルを防ぐことが可能です。

ネットショップ経営で起こりがちなトラブル

インターネットでお店を開くネットショップは、誰でも簡単に開業することができるものですから、個人はもちろん中小企業、大手企業まであらゆる分野で参入が進んでいます。

しかし、お店を経営することはさまざまなトラブルが発生しやすいものです。

注文を受けているのにもかかわらず処理がスタートしない、入金確認の遅れといった受注管理や、在庫のデータが上手く反映されず注文を受けたのに在庫がない、また梱包する商品を間違えたり発送先を間違えるといったことなどが起こりやすいもので、これは多くの人間が経営に携わる場合にのみ起こるのではなく個人経営でも発生するものであり、このような問題がショップの悪評価に繋がり、悪評価が付けば集客力が低下して売上にも悪影響を及ぼします。

これらは一般的なお店であっても起こる可能性がありますが、対面販売するのと比べてネットショップではお客様の顔が見えない分だけ、トラブルが発生すること自体が大きなリスクとなりえます。発生したものの適切な処理も大切ですが、トラブルを起こらないように最大限の努力をすることがネットショップ経営を成功させていく上では重要です。

トラブルを避けるための一元管理システム

一元管理システムはそれまでバラバラに管理されているシステムをひとつのシステムで把握するという考え方で、ネットショップ以外にも広く導入されています。

基本的な一元管理の考え方としては記録をする作業と情報を共有化することであり、またそれをシステムが自動的にサポートしてくれるものです。

普通に商売をしていても仕入れと売上といったものは帳簿付けをして把握しますが、これは大まかな流れとなることが多いものですが、ネットショップの場合にはそれぞれの商品ごとにその情報が付与されます。

このため商品の販売から発送までを一貫して管理して確実にお客様の元へ商品が届くようにサポートしてくれるものです。

多くの商品点数を扱っている場合や、注文件数が多いと管理することが困難になりますが、一元管理システムによって商品ごとに適切に管理することにより途中で起こる可能性のあるトラブルの発生を抑制して、またトラブルが発生しても何が問題であったのかの確認と検証をすることも可能ですから、経営を円滑に行っていく上でも重要なアイテムといえます。

ネットショップ経営に欠かせないアイテム

一元管理システムは、規模の有無にかかわらずネットショップ経営には欠かせないアイテムです。

理由としてはトラブルを避ける他にも、売上データや在庫管理といった側面で、これは個人経営をしていても必要なことです。

それにシステムを導入するということは、人が行う作業負担を軽減することが目的ですから、経営を効率化していく上でも欠かせません。

ネットショップの一元管理システムは需要の高いものであり、安価に利用できるサービスも増えています。

インターネット上にあるサーバーを使ってサービスを行うクラウドにもこの一元管理システムを提供しているものが増えており、特に中規模以下では広く使われているものです。

このクラウド型のメリットは既製のシステムを最小限のセットアップで利用できることで、申し込みから立ち上げまでに掛かる時間が短く、即日で利用開始できるものもあります。

またカスタマイズすることで、さまざまな機能を付与させることができるものもあるため将来的に事業を拡大していく上でも十分に対応できるシステムもあるなど導入がしやすい環境が整っています。

メリットのほかにもデメリットはある

一元管理システムのメリットはシステム化することでトラブルの発生を防ぎ管理がしやすくなるといったものです。

多くのシステム会社がさまざまな種類のものを発表していますが、どれも基本となる機能は同じであり、導入することにより経営の効率化ができます。

一方でメリットだけでなくデメリットも存在し、その最大のものが費用対効果です。

システムを導入すれば、それで終わりというものではなくメンテナンスが必要ですし、バグがあれば修正しなければなりません。

クラウド型ではインターネット上で行われるので、クライアントは気にしなくても良いですが、一方でシステムを借りる形となるので、月額使用料が発生します。最初に利用するさいには初期費用が必要なこともあり、本格的なシステムを導入するよりは安価で導入しやすくなったとはいえ、費用は掛かるものです。このため安価に利用できるものでも月額数万円程度は必要であり、さらに従量課金制となっており注文ごとや商品点数に応じて料金が発生します。

十分な利益を生み出しているのであれば問題にならない程度ですが、そうではない場合には十分な費用対効果を発揮させることができません。

ネットショップ一元管理システムの運用

ネットショップ一元管理システムは、多くのシステム会社がサービスを提供していますが、基本的な考え方は同じです。

商品情報を登録し、その登録した情報をもとに販売するネットショップに出品、注文を受けると注文処理を開始して決済方法や出荷日の案内などを行います。先払いであれば入金を確認した上で、発送処理を開始し梱包すべき商品のリストと発送伝票を印刷し、それを元に発送手続きを行うというものです。

この際に注文処理を行う人と発送処理を行う人が違う場合にはそれぞれに必要な情報だけを与えて誤認しないようにすることができ、多くの商品を扱うさいに起こるトラブルを防ぎます。

またこれらの情報はすべてデータとして記録されますから、自動で在庫管理に受け渡しされることで在庫の更新が行われますし、売上もデータとして記録されますので会計ソフトと連動させることができれば、経理の処理も大幅に軽減することが可能です。

サービスによっては、得られたデータをもとに売上分析をすることができるものもあり、それによってより効率的なネットショップ経営をすることが出来ます。

ネットショップ一元管理システムの欠点

一元管理システムには情報が可視化でき、かつ一貫したデータ処理となるためメリットの多いものですが、一方で欠点も理解しておく必要があります。

ひとつは費用対効果でコストで、それを上回るだけの利益が必要で、利益が十分でない場合には導入する意味はありません。

また一元化というのは運用を間違うと複雑化するため返って管理が煩雑になります。 例えば入力項目が増えると作業量が増大します。商品点数が多い場合には個別の識別番号を商品に与えますが、商品販売をするさいにこの識別番号を入力しなければなりませんし、ここで手入力の場合には番号の打ち間違いのリスクも存在します。

このため識別番号を導入するさいにはバーコードによる読み取りシステムを導入するなどの工夫が必要です。

このシステムの導入でさらに費用が発生するなど部分的に導入していくと費用増大の原因になります。 このような欠点を克服する方法は、システム化する部分を理解した上で可能な限りニーズにマッチしたものを導入することですが、そのさいに利益を圧迫しないものであるか入念に確認した上で導入を決断する必要があります。

一元管理システムは現代の小売業では欠かせないものですが、システム化するということはニーズにマッチしたものでなければ、十分な成果を得ることができません。システムを導入する際には欠点を理解した上でニーズにマッチしたものを選ぶことが大切です。