受発注管理とは？一元管理システムを導入する方法とメリットをご紹介！

ネットショップを運営するうえで、受発注管理をしっかりすることは利益向上に直結します。そもそも受発注管理とは何なのか、言葉自体も聞いたことがないという方もいるかもしれませんね。こちらでは、受発注管理とは何か、一元管理システムを導入する方法や、導入するメリットについて解説します。

受発注管理とは

まずは受発注管理についてです。こちらは受注業務と発注業務、管理業務をまとめた言葉で受発注を管理する際に使われます。受発注管理を見直しすることはビジネスにおいて、コストパフォーマンスを上昇し生産効率をアップすることにつながるので、普段の受発注管理状況がどうなっているか、できるだけ早い段階で確認しておくべきでしょう。

厳しいいい方にはなってしまいますが、受発注管理を怠っている企業は、残念ながら大成できません。今現在一時的に売上げが伸びている起業でも、いずれ受発注のバランスが崩れてしまい、倒産へ追いやられる可能性が高いでしょう。そうならないためにも受発注管理は重要視すべきです。受発注管理業務を行う際には担当者を明確にするべきですが、1人の担当者がお休みをしてしまうとそれだけで業務が成り立たなくなる可能性もあるため気を付けないといけません。

1人に責任を強いるのではなく、その都度その都度受発注管理業務が誰でも行えるような枠組みを作ることこそ、安心感へとつながるでしょう。誰でも分かりやすくチェックできるように、業務フローを固定化し、効率よく行える管理システムを入れることもポイントになります。

受発注管理の流れ

受発注管理の主な流れですが、まずは受発注の方式を決めるところから始まります。定期的に商品を受注発注する定期発注方式を取り入れるのか、それとも一定の在庫数を切ったら受注発注する定量発注方式を採用するのか、こちらはショップによって都合のよいスタイルを選んでください。実際に取り入れてみて方式があっていないと感じたら変更してももちろん構いません。

次に受発注書の作成を行います。こちらは購買依頼書や見積書などがあげられますが、適切な数、適切な内容で取引を行えるように、確認として書面で作成することで先方とのトラブルをなくし、スムーズな取引ができるのが特徴です。

次に仕入れ先を選定します。受注の際にはお客さんの発注を待てばよいですが、発注の場合はこちらからアクションをかけないと商品の入荷ができません。仕入れ先がいくつかあって悩んでいる場合は、複数箇所に対して相見積りを行ったうえで、どうするか考えるとよいでしょう。受注を受ける際には価格や数量、納期などを確認して条件を満たしているかどうかを判断してください。

ここまでの業務を経てはじめて、注文書、発注書の作成に取りかかります。仕入れ先が確定したら発注書、商品を受注することになったら受注書の作成へと取りかかるので、それぞれの業務に合わせて行動しましょう。このように受発注管理はさまざまなフローを経て、はじめて商品の取引が行われるのです。アナログ形式で行われている企業もありますが、近年ではデジタル化された企業も増えてきており、続々とIT化が進められています。

受発注業務を管理するなら一元管理システムの導入がおすすめ

受発注管理業務は非常に手間がかかるからこそ、一元管理システムなど効率化を図れるツールを導入するのがおすすめです。一元管理システムは人や物、情報やお金などの経営資源を一箇所にまとめて管理できるツールで、情報の管理や照合、受発注管理に至るありとあらゆる業務を簡単にできます。こちらのツールを活用すれば、今まで人間が手作業で紙に記入してきた業務も、ポンポンと簡単にデジタル入力することが可能です。大量の紙媒体を保管する場所を設ける必要もありません。

クラウド上にデータを保管して、従業員であればいつでも誰でも見られるシステムを作ることもできます。アイデアと使い方次第で非常に便利に使えるのが、一元管理システムの魅力です。受発注管理業務を一元管理することで、クラウド上で一括で管理するだけではなく、取引先ごとに受発注データをシステム内にまとめて顧客情報も手軽にチェックできるようになったり、過去の履歴を簡単に社内共有して今後の受発注管理についての相談をしたりすることもできます。

ほかにも、誰がいつどこに受注発注したのかの確認、受注発注した商品の進捗管理、商品情報、受発注した商品のデータ分析に至るまで、ありとあらゆる業務をシステム内で行なえるため、非常に効率よく受発注体制の見直しや、対策を行えるのが魅力です。作業を効率化しながら、コストを削減することにもつながるので、人員が少ないネットショップでも効率よく活用できるでしょう。アナログな受発注管理業務で起こりやすい人的トラブルも起こらず、担当者が休んだ場合でも、データをチェックすれば管理体制が一目瞭然なので、結果として1人1人の負担を減らすことにもつながります。

このように一元管理システムを導入するとさまざまな恩恵を受けられるのがポイントです。一元管理システムの多くは慣れてしまえば簡単に扱える仕組みとなっているため、普段デジタルを活用していない方でもすぐに扱えるようになるでしょう。日頃の業務を効率化して人員の負担を減らすためにも、受発注管理で積極的にシステム導入することをおすすめします。

受発注業務を一元管理するデメリット

受発注業務を一元管理すると何かとメリットがありますが、その反面、デメリットがあることも頭に入れておきましょう。まず、慣れるまでに時間がかかることもあるという点です。システムを導入した直後は、今までやってきていた方法と勝手がまったく異なるので、指導の手間がかかったり、システムの扱い方が分からず現場が混乱したりする可能性もあるでしょう。

事前にシステムの操作方法をレクチャーするマニュアルを作成したり、使い方を共有するための従業員教育の場を設けたりすることが大切です。また、導入するうえでは当然ながらコストがかかります。導入するシステムにもよりますが、初期費用としてシステム導入費がかかるだけではなく、運用するうえで一定のランニングコストがかかることもあるので、導入したことで効率化を図り、プラスになるかどうかはきちんと考えた上うえ導入するべきでしょう。

ただし大抵の場合、システム活用をしたことで現在よりも人的コストの削減や受発注管理業務の効率化が図れている分、生産性がアップしたと実感している企業がほとんどです。最初の準備段階でいろいろと手間がかかるのは、受発注管理業務に限ったことではありません。新しい物を取り入れることでいかに仕事が楽になるのか、負担を減らした分どんなことをするべきなのか、時間とお金を有効活用できるように、いろいろと扱い方を考えてみるとよいでしょう。

まとめ

一元管理システムは受発注管理業務を行ううえでも非常に便利に扱えるツールです。簡単に扱えるシステムも増えてきているため、初めての方でも導入しやすいでしょう。一元管理システムにはメリットだけではなくデメリットもありますが、扱い方を工夫すればデメリットはなくなります。企業に合わせて上手にシステムを活用して、業務の効率化、人的コストの削減、生産性をアップすることにつなげてみてください。