ネットショップの一元管理システム(ソフト)を厳選比較で5選ご紹介!【在庫や商品発注まで販売の全てを一括管理】

ネットショップのクラウド一元管理システムのメリット・デメリット

公開日:2021/07/15  最終更新日:2021/03/08


ネットショップを複数運営していると、各種の情報が分散してしまい管理しきれなくなることがあります。そのままの状況を放置していると、バックヤードでの事務負担が多くなり、ヒューマンエラーも発生しやすくなります。これでは、顧客満足度の低下にもつながりかねません。このような状況で実力を発揮するのが、クラウド型の一元管理システムです。

クラウド型一元管理システムとは

ネットショップの一元管理システムとは、複数運営しているネットショップやECサイトの受注・在庫・商品管理などを一元管理するシステムのことです。受注や発送管理・在庫状況の把握などを一元化することで、情報の拡散や混乱を防止しバックヤードでの事務負担を大きく軽減できます。

通常複数のECサイトを運営していると、各サイトの管理画面で受注管理や在庫管理・発送確認などを行う必要があり、情報が分散することで発注や送付などでヒューマンエラーが発生する原因になります。そのため受注が順調で売上も好調に推移しているにもかかわらず、機会損失やクライアントとの間で情報の認識などを巡って齟齬が生じたり、単純に発送ミスなどが発生したりすることにもなります。ECサイトが順調になってきたシチュエーションでこそ、クラウドの一元管理システムを導入するべき契機に直面しているといえます。

クラウド型なので、初期投資をおさえることができ、端末さえあれば、どこからでも管理画面にログインできるのも利便性が高いといえます。

どこまで一元管理することができるのか

ネットショップに一元管理システムを導入することで、どこまで一元管理することができるのでしょうか。業務項目に分けて検討してみます。まず、複数のECサイトから受けた注文を受注管理し、一つの画面で管理することが可能です。分散管理のままでは、それぞれのサイトの管理画面にログインし、個別に管理することになります。

手動による管理作業では、記憶に委ねる部分が大きくなるので、ヒューマンエラーが発生する傾向があります。手動管理に起因するミスを防止し、正確な情報を常に把握できます。ネットショップでは、複数のユーザーを相手にメールを確認する必要があります。それぞれのクライアントとの作業の進捗状況に応じて、メールを返信することがあります。

ところが、複数のサイトを運営していると、どこまでメール対応したのか管理が複雑になることもあります。メール対応は、クライアントとのトラブルを回避するうえでも非常に重要です。この点においても、一元管理システムを導入することでさまざまなメールを一元管理できることは大きなメリットです。

受注情報を一括して管理することができる

ネットショップでの取引では、個別のクライアントとの間で、段階を踏んでメール対応することが前提になっています。例えば、入金確認や発送確認、商品到着後のお礼メールや返送などです。クライアントに不信感や不安感などをいだかせないためにもメール管理は重要です。メールを一元管理することで、クライアントとの信頼関係を築くうえで、必要なコミュニケーションがとれます。

また、ネットショップでは出荷の際のピッキング管理も注意を払うべき工程の一つです。在庫場所が分散している場合もあり、受注と発送管理で連携がとれていない状況は避けるべきことです。たとえば、本来は在庫があるのに商品管理画面では在庫切れと表示されていると、ニーズが存在するのに余計な在庫をかかえたままになってしまいます。

一元管理のシステムによってもサービスは異なってきますが、配送データの入力だけで出荷作業につなげてくれたり、作業量軽減にも役立ったりします。データでのやり取りになるので、紙ベースで管理しているときのように人材を確保する必要がなくなり、コスト削減にもつながります。

在庫情報や商品情報も簡単に管理

ネットショップ運営にあたって、在庫管理は頭のいたい問題の一つです。管理内容が複雑で、ヒューマンエラーに弱い工程の一つといえます。特に店舗経営とECサイトを併用している場合に多いのが、店舗には在庫があるのに、ウエブサイト上では在庫切れと表示されることです。

サイトの表示と店舗の在庫は一致している必要がありますが、よく管理ミスが起こりやすいです。この点、クラウド型の一元管理システムを導入することで、在庫状況を正確に把握することが叶います。ところで、ECサイトを複数展開していると、それだけクライアントにつながる窓口が数多くなります。

しかし、個別に管理しているとリアルタイムに変動する状況を反映させるまでにタイムラグが発生することもあります。しかし、一元管理システムを導入し、商品情報を入力しておくだけで、複数のECサイトに情報が一括に反映されます。その結果、店舗・サイトの在庫状況も正確に把握することができます。さらに価格変更やSEO対策にも活用できるなどのメリットもあります。

一元管理によるコストを大幅削減できる

ネットショップで一元管理システムを導入することは、複数のサイトで別々に管理されている情報を一つの画面で操作・管理ができます。つまり、商品発注から在庫確認・発送や入金確認・お礼メールなどのバックヤードでの作業を効率良く、かつ正確に把握できるようになります。これらの一連のデータを一元管理システムに入力しておけば、複数のECサイトのデータをいろいろな角度から分析することが可能です。

毎月の顧客管理・売上分析から、検索結果の最適化(SEO対策)、決算処理や経理業務など、幅広い業務の無駄を省くことを可能にしているので、経営戦略などにも活用できて、大幅なコスト削減にもつながります。情報は内容が増加するほど、適正な管理は難しくなります。

管理担当者を増やしたり、管理をするために時間をとられたりするなどの弊害があります。どれほど注意深く作業にあたっていても、どこかでミスが発生することは避けられないでしょう。一元管理システムのサポートで、受発注管理者の負担も軽くすることができて、顧客満足度のアップにも役立ちます。

新規導入にあたっては研修教育などが必要になることも

このようにネットショップで一元管理システムを導入することには、複雑な管理業務を改善して、ヒューマンエラーの防止、顧客との信頼関係の構築など、さまざまなフィールドでメリットを享受することが明らかになりました。しかし、使い方をあやまれば、ネットショップのクラウド型一元管理システムでも、デメリットが出てしまいます。

まず、弊害としてはあらゆる情報を一元管理しようとする傾向に陥りがちなことです。複雑なシステムでは、情報の混乱を招いた複雑な作業で、習熟するまでに時間を必要とすることがあります。インターフェースが劣っていれば、どれほどすぐれた一元管理システムも実力を発揮はできません。

本来業務を効率良くするために導入したはずが、一元管理の作業自体が複雑では、何のために一元管理システムを導入したのか本末転倒になります。どの部分を一元化するのか、どの部分は個別に管理するのかは、現在の状況を踏まえて慎重に判断することが必要です。さらに新規導入時には、必要に応じて研修教育なども検討することが、効果的なこともあります。

 

ネットショップは複数のECサイトを展開することがよくあります。情報を分散管理していると、ヒューマンエラーが発生して、機会損失やクライアントからの苦情などのトラブルにつながります。このような事態を回避して、効率よくネットショップの運営をサポートするのが、クラウド型の一元管理システムです。今後の成長のためにも導入を検討することをおすすめします。

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