システム導入をする際の注意点とは？

ネットショップに一元管理システムを導入する際の注意点を解説します。システム導入にあたってはセキュリティや使いやすさ、サポート体制なども重要です。

さまざまな情報を登録できるシステムだからこそ、気を付けなければならないことなどもありますので、是非参考にしてください。

サポート体制が充実しているかどうかが重要

一元管理システムは複雑なシステムになりがちです。もちろん使う分には問題ありませんが、大切なのは正しく稼働させるためのサポート体制がどれだけ整っているかでしょう。また、一元管理システムは最初の設定が一番重要で、導入時につまずいたり導入直後になんらかの不具合を感じたりするとうまく活用できないケースも出てきます。

結局導入するだけして使いこなせないとなると、忙しい時間を割いて本末転倒な状況に陥ってしまうケースも少なくありません。サポート体制と言うとシステムメンテナンスばかりがイメージされるかもしれませんが、実際に使用する「人」のサポートもとても重要です。

例えば導入前に業務フローをヒアリングしてマニュアルを作成したり、導入直後からスムーズに業務がおこなえるようレクチャーしたりする体制はとても有効でしょう。場合によっては商品データの整理までフォローしてくれるバックアップ体制を敷いているところもあります。

結局は、ネットショップごとにシステムの使い方や管理方法は変わりますし、商材の特性によって効率的な使い方も変わります。どこも同じサポート体制では痒いところに手が届くサービスにはなりませんので、導入時も導入後も要望に応えてくれるサポート体制のあるところを選ぶことが重要です。

また同じ意味で、標準化されたパッケージプランしかないところは使い勝手の面でマイナスの場合もあります。自社に合うようカスタマイズすることで、各業務に合わせて機能をフル活用することができるでしょう。

システム開発にも対応するところであれば、一度導入した後に事業規模か大きくなり、内容を変えたくなった際にも対応してもらえる期待があります。運営を続けていれば随時運用フローが変わることもありますし、都度システムとの連携に対応しなければ、本当に満足のいく使い勝手にはならないでしょう。

サービス開始から長い年月、必要な機能を実装してくれる会社なら、パートナーシップを築く意義があります。なるべく長い実績があり、多くの他システムとの連携など難しい条件に対応してきた技術があるなら信頼できるでしょう。

堅固なセキュリティ体制が整っていることが重要

一元管理になる以上、そこにあるデータは自社にとって非常に重要な経営資源となります。当然重視されるべきはセキュリティで、運営においては内部的にも外部的にも堅固な守りが敷かれる必要があります。システムを使う人すべてが情報にアクセスする必要はありませんし、運営面からしても無駄な情報の表示はスムーズな業務の妨げでしかありません。

どのような内容をどの担当者に表示させるか、経営者や現場が求める結果となるよう工夫できることも重要です。経営資源となる情報は多岐にわたりますが、特にネットショップであれば顧客情報は重要です。顧客に関する情報こそ一元管理しなければ意味がありませんが、どこまでをどのタイミングでどう表示させるか、権限も含めてセキュリティを構築する技術が求められます。

ただ通常の店舗と違ってネットショップの場合、常に大人数のスタッフで現場を回すという体制はあまりないでしょう。使用者が限られやすいため、内部的なセキュリティに難しい問題は発生し難いと考えられます。外部からの不正アクセスや攻撃によるシステム障害に関しては、ログ管理システムで対応するのが基本です。

通常ログ管理システムには保管や監視、分析などの機能があり、収集したログを常に監視し、不正アクセスや異常操作などをインシデントとして検出しアラートします。こうしたセキュリティ体制はサービス提供側が請け負う仕事ですので、導入前にどのような体制を敷いているか質問し、納得の行く相手と契約することが大切です。

機能と費用のバランスをきちんと検討しよう

事業的に見た場合には、ネットショップに一元管理システムを導入するときの最大の注意点は、やはり費用対効果でしょう。一元管理システムの料金相場は、目的や種類によってかなり変わってくるので一概に言えません。

ただ、現在主流なのはクラウド型のシステムで、こちらはインターネット上にあるサーバーでサービスが提供される形です。システムと同時にサーバーも借りることになりますが、自社で必要な機材をそろえたり、体制を整えたりすることは現実的にはありませんので、この形に落ち着くでしょう。導入費用もかなりバラバラなので相場は出しにくい状況です。

初期費用も無料のところがあったり30000円程度のところがあったりしますが、いきなり高度なカスタマイズなどをおこなわなければ、そこまでの費用にはなりません。クラウド型の月々の利用料は、下場ならサーバー利用費込みで月額10000円程度からです。

中には利用件数で料金を変える課金制としているサービスもあり、立ち上げたばかりで利用数が少ないのであれば、固定費用が抑えられる期待があります。近年は人的負担を減らすために自動化に力を入れるシステムが増えており、ほとんどの業務を自動化し、ほぼ経営者1人で複数のショップを運営するケースも増えています。

業務負担が減ることで、複数のスタッフが業務をおこなってもヒューマンエラーを最小限に抑えることができるのはメリットでしょう。ただし、一番注意しなければならないのは、費用対効果のバランスです。当然ながらシステムにコストをかける以上、それを上回る利益が必要となります。業務が楽になると信じて毎月利益がマイナスになるようでは導入する意味がありませんし、入力作業が増大して業務負担が逆に増える場合もあります。

特に単価が低く商品点数が多いショップは、識別番号を商品ごとに入力する作業が手間となり、打ち間違いなどのミスのリスクも上がる懸念があるでしょう。まずは自社の利益を圧迫しないもの、作業的な人件費を上げないものであることを確認し、バランスを入念に計算したうえで導入を決めることが大切です。

導入前に無料トライ期間が設けられているものが多いので、まずは費用をかけずに使ってみると良いでしょう。ただし、決済サービスに対応しているかどうかは先にチェックが必要です。自社が利用している決済サービスにシステム側が対応していないと受発注管理システムは機能しませんが、無料トライ中ではこれが確認できません。

使い勝手が良いからと本契約をしてしまってから決済サービスが使えないことに気付いてもあとの祭りです。システムは運営して初めて課題が見えてくるのも事実ですが、決済関係は重々チェックしてから導入してください。

あとは、運営しながら管理項目を追加するなど、細かな要望に応えてくれるところを選べば良いでしょう。最初からあれもこれもとカスタマイズするよりも、シンプルな形で運営ができるか、その後でも柔軟に対応してもらえるかなどに注目して選んでください。

ネットショップに一元管理システムを導入する際には、サービス提供会社のサポート体制が充実しているか、セキュリティが堅固かを確かめることが大切です。柔軟にカスタマイズできることも大切ですが、最初から費用をかけすぎず、利益とのバランスをきちんと計算して検討しましょう。

無料トライアルはおすすめですが、トライアル中は決済サービスに対応しているかどうかはチェックできませんので事前に確かめてください。導入しても活用しきれなかったり、かえって作業負担がかかったりしないよう、事前の準備に注意が必要です。