ネットショップ運営するなら！エクセル管理と一元管理システムの効率を比較

商品を販売するという営業行為は、さまざまな分野で行われていますが、どんな分野でも広げる可能性を持っているのがネットショップの開設です。現在、店頭で販売しているだけの場合、ネットショップを作ることで、一気に全国へ向けて販売が出来るからです。

購入作業中に買われたときの対処をしてくれる

ネットショップをやりたいと思ったら、実はすぐに始めることができます。商品はあるので、それを店頭で売るのではなく、配送で売るという形です。基本的には、お客様から電話で注文をもらい、料金は振り込んでもらってから、その住所に出荷するだけで完了します。

しかし、そんなことをやっていては手間が掛かりすぎてしまうため、一元管理システムが必要になります。システムがない時点では、一般的にはエクセルに在庫数を入力するやり方でしょう。良く考えてみると商品が売れて、それを処理している最中に次が売れたとき、現時点の在庫がどのくらい残っているのかはっきりとしません。間違えて在庫数以上を販売してしまったら購入したお客様に謝罪してキャンセルしなければならず、店の信頼を失ってしまいます。

そこで、ネットショップの一元管理システムでは、データをしっかりと保持して一度売れた商品が再度、買われないようにしています。まず、その部分をしっかりとしなければなりませんが、エクセルではデータ共有機能に限界があるため、このようなシステムが使われています。

自動送信メールと注文確認メールの送信

管理するのに一元管理システムを導入するのは、現在では必須のものと言えるでしょう。大きなショッピングモールとなっているネットショップに入会して利用する場合や、そういったところに入らず、単独のショップとして運営するにも一元管理システムは必要です。このシステムの便利なところは、ネットショップで必要となる一連の作業の流れを効率的に実現しています。

ネットショップの流れは、主に注文からスタートします。普通に考えれば、注文品を発送すればいいと考えがちですが、お店なのでまずしっかりと注文の確認メールを返信する必要があります。一元管理システムによっては、自動的に送信メールは送られますが、その後にスタッフが確認してから、人間が操作をして送る必要があります。

そして、次の段階として、販売しているから入金を確認しなければなりません。クレジットカード決済が広まった現在でも、銀行振込や代金引換は使われています。どの支払い方法を客が望んでいるかを確認し、その方法によって入金を確認してから発送作業を行います。

入金方法の違いによる作業の違い

入金方法の違いは、発送作業にも関わります。銀行振込の場合は、注文の確認メールに正式な振込依頼を書くので、注文の確認メールを受信したあとにお客が振り込みをする必要があります。スタッフが操作するので、例えば土日は休んでいるショップの場合、金曜の夜に注文されたものは、翌週の月曜日に作業します。

24時間動いているネットショップですが、スタッフも年中無休で動いていない限り、その辺りには限界があります。

そして、クレジットカード決済の場合は、ほぼ即時に入金されていますが、専用のシステムで確認しなければなりません。ネットショッピングでクレジットカード決済をよく使っている人は、それほど問題になりませんが、普段使わない人ほど期限が切れている不具合が起こります。そして、決済に問題があればお客さまに連絡して、どうするか確認しなければなりません。この辺りが大変な作業ですが、せっかく売れている商品を確認もせずに勝手にキャンセルができません。

最後に代金引換ですが、これは荷物の到着時に支払いが行われるので即時出荷が可能です。

発送作業はさまざまだがエクセルで作業するのは難しい

入金が確認できたら、後は発送するだけですが、これは自社で行っているか他社に依頼しているかで作業内容が異なります。一元管理システムを入れている場合でも、発送作業は他社にお願いしていることも多いです。

一元管理システムは、注文からメール送信、その注文の状況を確認するのに便利なものですが、発送作業はどうしても発生するので、誰かが手を動かして倉庫から商品をピッキングして、荷造りをしなければなりません。小さな会社が、マンションの一室で作業するといった規模の会社ならば、注文があった日に運送会社に集荷を依頼して発送します。しかし、もう少し規模が大きくなると、エクセルで在庫を管理などしていては作業時間もかかってしまいます。

また、集荷も毎日運送会社を呼ぶことになります。毎日、集荷をしてもらう規模になると、マンションでは厳しいので、トラックが横付けできる事務所のほうがいいでしょう。料金についても、数が多くなるほど料金の交渉がしやすくなるので、できるだけ安くしてもらうのがポイントです。

お客さまの追加注文へのイレギュラー対応

全体の流れとして、発送も自社で行う場合、一元管理システムがしっかりと中心となって機能します。今、この注文がどうなっているか把握するのに、注文を受けてすぐの場合でも発送する作業直前の場合でも、そのステータスを見ることにより状況が確認できます。こういったものには、イレギュラーが付きものですが、管理システムにはメモを記載する欄もあるので書いておけばよいでしょう。特に発生しやすいイレギュラーでは、追加注文があります。

まず一つ注文があり、その客が注文した時点では売り切れていて、もう一つの商品も欲しかったという要望があったとします。店の考えでは、できるだけ多くの商品を売りたいので、その欲しいと要望のあった商品が近日中に入荷すると分かっていた場合は、判断に困るのです。

多くの場合、客に直接確認してからその返答を待ち、確定します。これは配送料の問題もあり、単に二回に分けて送ればいいという訳ではないのが問題と言えるでしょう。数日間、待ってもらって配送料を一緒にして、欲しかった商品も同梱して送るのが正しいやり方ですが、作業としてはなかなか複雑です。

一元管理システムがあれば、在庫数の管理が楽になる

在庫数の管理はネットショップだけでなく、あらゆるショップにとって重要な要素です。一つでも狂ってしまえば、どこに間違いがあったか確認しなければなりません。一個数万円する商品を扱っていたとしたら大問題で、間違えて送ってしまった可能性があるとすればさらに大変です。そういった場合も、一元管理システムが大いに役立つため、まず入れておいたほうがよいといえます。

時系列で、その注文がどの段階にあるのかが全てが、わかりやすくなっています。また、発送を待っている注文だけを検索して絞り込むこともできます。システムによっては、イレギュラー状態のものだけを出すことも出来るうえに、データベースに持っている在庫数もしっかり管理しているので、管理をしていておかしくなることもありません。

ネットショップを運営するうえで、こういったシステムの利用ははやっているからというだけでなく、自社スタッフの利便性を向上させるうえでも導入しておいたほうがいいものなのです。システムを入れずにエクセルで在庫を管理できますが、管理しやすいシステムを使うことでスタッフの負担を減らせます。

月に2個や3個しか売れないショップ以外では、しっかりとしたシステムを入れることは必要になるでしょう。毎日の作業だけでなく、締めの作業でも専用の機能で情報を出してくれて、簡単に集計もしてくれるからです。絶対に必須ではありませんが、使えば必ず作業の効率を上げてくれるのが、ネットショップの一元管理システムと言えるでしょう。