ネットショップの一元管理は受注と在庫のどちらを優先すべき？

ネットショップを運営するときに一元管理システムを利用できます。一元管理システムを利用するならすべての内容を1つの画面で見ることができるので便利です。ただ、一元管理システムを利用するとき受注と在庫のどちらを優先すべきか迷うことがあるでしょう。

ここでは、どちらを優先すればいいのか紹介していきますのでぜひ参考にしてください。

一元管理システムの一般的なプラン

一元管理システムの受注と在庫を考える前に、プランについて考えてみましょう。一元管理システムは業者に依頼して利用できますが、1つのプランではなく、いろいろなプランによって一元管理システムのサービス内容を変えています。

自分のネットショップの規模によってプランを変えることができますが、プランには共通して提供してもらえるサービスがあります。それは以下のサービスです。

■受注業務

一元管理システムには受注処理の自動化サービスがあります。このサービスは支払い方法や配送方法など、条件を登録しておくことで指定の受注ステータスに自動で振り分け、システムが自動処理します。

また、タグも受注取り込み時に自動で振り分けて一括処理を行うことができ、しっかり受注処理を行って業務をスマートに行うことが可能になります。

さらに、売上からどんな商品が売れているのか分析することや、商分析からネットショップの運営をスムーズに行うことができるため、顧客のニーズを把握することや利益率のアップを狙うことができるでしょう。

■問い合わせメール管理

問い合わせメールを管理することも可能です。ネットショップには問い合わせメールがたくさん来ることがあり、内容も違いがあるので、すべてを処理することは難しいです。しかし、一元管理システムにより、メール内容を項目に合わせて振り分けることができます。

また、よくある質問に対する返信を定型文として登録しておくことで、メール返信をすぐに行うことができます。問い合わせメールに関しても自動管理により返信の負担を減らすことが可能です。

■仕入れと在庫の管理

仕入れと在庫の管理を行なってくれます。一元管理システムにより商品の在庫の確認を行って仕入れる必要のある商品をすぐに確認できます。

ネットショップでは在庫の確認ができなければ、在庫切れで商品販売ができなくなり、収益に関わってきます。そのため、在庫の確認と仕入れが連動して見やすくしておくことは運営する意味でも非常に大切です。

■商品登録

一元管理システムで商品登録を行うことで、どのような商品が登録されているのか確認できます。商品情報を編集するときも一括で変更可能なため、価格変更やモール内のSEO対策を行うことができます。

受注管理と在庫管理を徐々に導入することも可能

受注管理と在庫管理を徐々に導入していくことも検討できます。受注管理と在庫管理をすぐに導入するなら、一元管理システムの設定作業に追われてしまったり、複雑化して手間がかかってしまったりと業務効率が落ちることがあります。

そのため、受注管理と在庫管理を導入するポイントや選び方が大事になってきます。実際に選ぶ際のポイントについて、以下のように考えてから導入することが可能です。

■受注管理導入のポイント

受注管理システムを導入するポイントとしては、売上数が伸びたときです。売上が拡大して急に注文数が増えたときは、商品の受注管理の効率がよくないと発送ミスにつながることがあるので、商品の注文数が増えて管理に手間取るようになったときに一元管理システムを導入してステータスや発送管理を行うのがよいです。

また、一元管理システムを導入するときは、対応するモールやカートについて柔軟に出店や退店ができるかを確認しておく必要があります。出店や退店をスムーズに行うことができないなら、出店したときに直ぐに受注管理ができず、商品の受注や発送がうまく行えません。

さらに、今までのショップから退店をして他のショップにスムーズに移行できれば、受注管理の引き継ぎができるので、直ぐに商品を管理できて発送漏れや管理ミスを防ぐことができます。

この点を効率して徐々に受注管理の導入が検討できます。

■在庫管理導入のポイント

在庫管理システムを導入するポイントとしては、商品状態の確認をするときに課題が出ているときです。たとえば、返品や不良品が管理できない、古いものから順番に出荷できない、在庫切れを起こしてしまう、という状態です。

このような課題が出ると在庫管理がうまくできていないことになり、ネットショップの売上や作業スピードが落ちてしまいます。

そのため、商品管理がうまくできないなら在庫管理の導入を行うことができます。

また、在庫管理の導入を行うときは場面に応じた在庫管理のシステムを選ぶことが大事です。製造から販売まで展開しているところや仕入れから販売をしているところであれば、状況が違います。

そのため、自分のネットショップのやり方に応じて在庫管理のサービス内容を考えることが大事です。さらに検品時のルールや出荷時のルールなどマニュアル作成を行うことも考えておきましょう。

ルールを作成しておけばトラブルを未然に防ぎやすくなるからです。

在庫管理システムを導入するなら、サービス内容とマニュアル作成は注意しておくようにしましょう。

初心者は受注管理から導入するのがおすすめ

一元管理システムで受注管理と在庫管理を利用できますが、ネットショップの運営が初心者の場合は、受注管理から導入することをおすすめします。その理由について解説します。

■発送ミスやメール送信などのトラブルを防げる

受注管理システムを導入するなら発送ミスやメール送信のミスを防ぐことができます。初心者の場合は「商品を発送した」と思っても発送できていなかったり、メール送信できていなかったりすることがあります。

そうなれば、発送待ちの状態が多数存在するようになり、クレームも増えてしまい運営することが難しくなります。

ネットショップでは発送やメール対応は一番押さえておくポイントなので、この部分でミスを出さないように対策を講じる必要があります。

受注管理システムを導入しておけば、受注待ちの商品の確認を一括で行うことができ、発送されていない商品を見落とすことは減ります。メールも一箇所に集めることができ、メールの見落としをすることもありません。

ネットショップ運営の大きなミスを防ぐことができ運営を円滑に行えます。

■時間が短縮できる

受注管理は自動化でき、設定内容に沿って自動で対応してくれます。たとえば、メールの問い合わせに関して、返信のテンプレートを設定しておくなら、文章を1つ1つ書いて返信せずに、自動で返信できます。

自分の作業する負担が減り、自動化なので、即返信してくれるため、作業時間を大幅に短縮することが可能です。初心者の場合は作業が多くなって仕事が回らなくなることがあるので、いかに効率よく作業するかが大事になるので、受注管理で作業時間を短縮できるようにするのがいいでしょう。

ネットショップで一元管理システムを利用するときは受注管理と在庫管理を導入できますが、自分のネットショップの状態を確認して導入の検討をする必要があります。もし、導入するなら両方ではなく、受注管理から導入するなら、作業が混乱することもないですし作業効率が上がるはずです。

ぜひここで紹介した内容を活かし、上手に一元管理システムの導入を行ってくださいね。