ネットショップ一元管理システムは仕入れ管理もしてくれる

ネットショップを経営するときには一元管理システムを導入したほうが良いということがだんだんと知られるようになってきました。一元管理がどういう意味なのか、どんな意味を持っているのかを理解できるとどんなメリットがあるのかがわかります。

一元管理とは何を管理してくれるのか

ネットショップの運営をするときに一元管理システムが有用なのかどうかを理解するためには、そもそも一元管理できるのがどこからどこまでなのかを知ることが必要です。平たく言ってしまうとショップ経営をするうえで必要な物流に関する一通りの管理をおこなえるようになっています。

インターネットで商品を販売するためにはまず商品の製造業者などから仕入れをしなければなりません。その業者に直接連絡するか、代理店を通して発注することにより商品を調達することになります。

そして、販売可能な在庫を抱えている状況でウェブサイトを稼働し、ユーザーからの注文を受け付けるのが基本です。ユーザー情報に基づいて在庫の中から注文された数をユーザーに向けて発送するという流れで運営するのが一般的になっています。

この際に重要なのが在庫がどのくらいあるかを常に把握し、それを超える量の注文を受理してしまわないようにすることです。もし在庫以上の注文を受けてしまうと、調達できなかったときにはユーザーにお詫びをしてキャンセルしなければならず、信用を失うことになってしまいます。

在庫管理はこのようなシステムでは標準的なもので、注文があったら在庫をその数だけシステム上で減らし、在庫以上の注文をしようとしたユーザーには在庫がないから受け付けられないと伝えてくれます。ただ、このような機能だけではただの在庫管理システムであって一元管理ではありません。

一元管理の場合には在庫を増やす行為である入荷業務、在庫を本当に減らす行為である出荷業務を管理しています。必要な在庫数を維持できるように注文があったら業者に発注して入荷できるようにし、同時に今ある在庫は出荷するという形になっているのが特徴です。

さらに高度なシステムの場合には運送業者の使っているシステムとの連携し、発注があったら自動的に出荷手続きを進め、運送業者に連絡して指定した日時にユーザーに届けてもらう手配まで進められます。

また、発注についても商品ごとに条件定めて、在庫がいくつ以下になったら自動的に在庫数がいくつになるように発注するかを決めることが可能です。

このように在庫を起点にした関連業務をまとめておこなえる仕組みになっているのが一元管理システムの特徴なのです。経営に携わったことがない人の場合には当然のことと思えるかもしれません。

しかし、実際にはショップ経営の現場でこのような一元管理の体制が整っていないことはよくあります。商品を調達するときには購買システムを使用し、運送会社に宅配してもらうときには運送発注システムを利用するといった形で、業務ごとに異なるシステムを使っていることが多いのです。

互いに関連性がある業務なのでまとめて一つのシステム上で取り扱ったほうが情報をあるシステムから別のシステムへと移す必要もなく、効率的に業務を遂行できるのは明らかでしょう。このような観点が認識されるようになり、だんだんと浸透してきているのが現状です。

システムによって対応範囲は異なる

一元管理システムと銘打っているショップ経営のための在庫管理システムはかなりたくさんあります。導入しようと考えたときにどれを選ぶべきかで悩んでしまいがちですが、どんなポイントを確認すると良いのでしょうか。

実は一元管理できる範囲がシステムによって異なっているので、まずは必要な範囲をカバーしているかどうかを確認するのが重要です。例えば、在庫について管理していてショッピングサイト上で発注があったらその個数だけ在庫を減らし、出荷手続きを進めるといったシステムが一元管理をしていると宣伝していることがあります。

確かに在庫管理と出荷管理を一元的に扱っていますが、この場合に仕入れまで対応しているとは限りません。在庫の補充については別途対応する必要があって、自動的に発注するようなシステムは組めないこともあるのです。

一方、在庫が減ると自動的に注文して在庫を一定数以上に保てるようにするシステムでも、出荷管理はできないということもあります。どの程度まで一つのシステムで管理したいかはケースバイケースですが、ネットショップを経営する場合には入荷から納品まで一つにまとめて管理できたほうが便利でしょう。基本的には対応範囲が広いことを重視してシステムを選ぶようにすると失敗がありません。

ただ、機能が充実していて対応範囲が広いほどシステムの利用料金も高くなってしまいがちです。本当にシステム上であえて管理する必要がないと考えられる部分があるのなら、その業務管理には対応していないシステムも候補にして費用比較をしてみましょう。

コストパフォーマンスを上げるのは導入するシステムを選ぶときには重要な観点なので、見積もりを取得して費用と内容を比較し、納得して利用できるシステムで決めるのが肝心です。

仕入れを他と一緒に管理するメリット

在庫を含む一元管理システムで仕入れを管理するメリットについて確認しておきましょう。一元管理システムにおける仕入れ管理は基本的には在庫不足が起こらないように自動発注する仕組みを指します。ネットショップ経営のときには運営者が倉庫に立っているわけではなく、在庫がいくつあるのかを把握できないこともよくあります。

また、24時間いつでも発注できる仕組みになっているので、夜中に大量の注文があって在庫がなくなってしまうということもあるでしょう。このようなケースですぐに在庫を確保しないと、買いたいと思ったユーザーが在庫切れなのを見て、他のショップで買おうと思ってしまうかもしれません。

あるいは在庫切れがあまりにも多くて信頼できないショップだと捉えてしまうこともあります。信用を失うとユーザーがどんどん離れていってしまうため、在庫をきちんと適切に確保しておくことは経営をしていくうえで欠かせません。在庫が減ったら自動で発注手配する仕組みが整っていれば、このような大きなトラブルが起こることは少なくなります。

また、発注済みであれば在庫切れを起こしていても、納期を示して受注することもできるでしょう。このような対応を迅速におこなえるようになるのも仕入れ管理を一元管理システムでおこなうメリットです。

一元管理システムは在庫管理を起点にして関連する業務を一通りカバーして管理できるシステムです。優秀なシステムの場合には入荷管理や出荷管理、配送管理まで広くおこなえるようになっています。

特に在庫数を指標とした自動管理ができるのが魅力で、仕入れ管理に対応しているシステムなら在庫が減ったときに自動的に発注することが可能です。在庫不足によって注文を受け付けられなかったり、キャンセルすることになったりするとユーザーからの信用を失ってしまいかねません。

安定して経営できるようにするには適切な数の在庫を常に維持できるようにするのが大切なので、仕入れ管理に対応している一元管理システムを活用するようにしましょう。