ネットショップを一元管理するリスクとは？導入前に確認しよう！

複数のネットショップを運営していて、在庫や売り上げなどを個別で管理するのが面倒なとき、一元管理システムがおすすめです。しかし、導入しようにもどのようなことができるのかわからない方もいるでしょう。本記事では、ネットショップの一元管理がどういうものか、リスクやメリットは何があるのかを詳しく解説します。

そもそもネットショップの一元管理とは？

ネットショップの一元管理とだけいわれてもピンと来ない方が多いのではないでしょうか。まずは、ネットショップの一元管理とはどういうことなのかを解説します。簡単に説明すると「複数運営しているネットショップやECサイトの受注・在庫・商品管理などのさまざまな情報をまとめて管理したり、一括処理を行ってバックヤードの作業を軽減したりすること」を指します。

複数のネットショップ運営だけでなく実店舗も所有していたりする場合、各所での売り上げや在庫管理の難易度が非常に高くなります。実店舗で売れた商品がネットショップの情報を変更する前に同じ商品が売れることも考えられるでしょう。在庫がないのに受注してしまうなんてことがあるかもしれません。

一元化理システムは複雑な管理が必要な運営者のために開発されたシステムで、たくさんの種類があります。導入する場合は機能がそれぞれ異なるので自身に合った適切なシステムを選ぶことが大切です。それでは、ネットショップの一元管理で一体どのようなことをするのか業務項目に分けて見ていきましょう。

■受発注業務の一元管理

複数のネットショップから受けた注文を一括管理し、一つの画面で処理することができます。受注完了なのか、入金待ちなのか、それとも配送完了なのか、いつどのような内容を受け付けているかがすべてのサイト分ステータス管理から簡単に把握でき、すべての受注情報を横断した検索もできるため、問い合わせやクレームの放置を未然に防げます。手動によるヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報を常に確認する事が可能です。

■問い合わせ・メールの一元管理

一元管理により、さまざまなメールを一括管理・送信することが可能になります。たとえば商品購入の御礼メールや発送連絡、入金確認などお客さまとの信頼構築のために必要なコミュニケーションをとることができます。

■出荷作業の一元管理

出荷の際に必要なピッキングリストを管理する事も可能です。ソフトによってサービス内容は変わりますが、配送データの入力だけで出荷作業を行ったり、作業量を軽減したりすることもできます。

■仕入れ・在庫の一元管理

在庫管理は非常に複雑な管理の一つであり、ヒューマンエラーを出しやすい業務となっています。取り扱う商品数や在庫が増えると、人の手ではとても管理しきれない状態になるでしょう。また、複数のネットショップや実店舗で同じ商品を取り扱っていると、『店舗に在庫があるのにネットショップでは売り切れになっていたので、売れるはずの商品を売ることができなかった』ということもあり得ます。サイトの表示や店舗内での状況把握ができないと販売機会の損失にもつながってしまうでしょう。

■商品登録の一元管理

一元管理システムに商品情報を入力しておくと、簡単な操作で複数のネットショップに情報を一括で反映させることができます。システムを利用すると在庫や店舗、サイトの細かい商品情報もすべて把握できるのです。価格変更やSEO対策にも役立ち、効率化にもつながります。

■分析の一元管理

一元管理システムに上で紹介した内容を登録してさえいれば、複数のネットショップでそれぞれのデータをいろんな方法で分析することができます。月次の顧客や売上管理、SEO分析、経理業務、決算処理などの活用に効果的です。

ネットショップを一元管理するリスク

ネットショップを一元管理できればとても便利なのですが、リスクがまったくないわけではありません。何事も新しいものを取り入れると、その度に担当者への教育が必要であり、単純に実践的な経験が必要になります。業務の整理がされないまま一元管理システムを導入すると管理者や現場を混乱させ、反対に業務の速度を落とし兼ねません。

一元管理は加速装置なので、まずは業務を整理した上で計画的に利用しましょう。また、一元管理システムの導入には初期費用は確実にかかってしまいます。自社の予算に合ったシステム選びも大切です。

このほかにもシステムや仕組みが複雑だった場合は利用者の低減や情報の錯綜を招くことがあり、結果として一元管理が行えなくなってしまう場合があります。入力項目が多くなると逆に手間が増えてしまい、業務を正確かつ速やかに行うための一元管理が複雑化してしまうと、何のための一元管理を導入するのかわからなくなってしまいます。どの部分を一元管理するのか、また個別に管理するのか、その見極めもとても重要です。

ネットショップを一元管理するメリットはコレ！

ネットショップにおける一元管理の大きなメリットは「ヒューマンエラーをなくす」「作業の効率化」「作業コスト削減」の3つが挙げられるでしょう。

■ヒューマンエラーをなくす

受発注管理を担当者だけにすべて任せてしまうと、情報の入力に誤りがある可能性が生じます。どんなに注意深く作業していたとしても、思わぬところでミスを犯してしまうかもしれません。一元管理システムを導入することによって受発注管理を行う担当者の負担を減らし、より正確な業務を行うことができます。注文状況のステータスを一覧で把握できれば、取引先に迷惑をかけることなくスムーズに配送まで行えるのです。

■作業効率化

情報の管理は複雑になる場合が多く、管理担当者を増やしたり管理時間を多く見積もらなくてはいけなかったりとスムーズな受発注業務が難しいものです。一元管理システムに管理者がログインすればさまざまな情報をすぐ確認することができ、ほかの担当者もいつでもアクセス可能です。また、リアルタイムで在庫管理ができれば品切れの防止や問い合わせに対してすぐに回答することができるでしょう。さらにサイトごとに商品登録する作業を削減することもできるので、大幅な作業効率化が見込めます。

■作業コスト削減

システムを導入するのに費用がかかりますが、その後の運用にかかる人件費や作業コストを大幅に削減することが可能です。複数のネットショップで管理している在庫情報を一元管理することで、短時間で在庫情報を一括更新できます。たとえば、注文が入り1つのネットショップから商品在庫が減ったとしてもその情報をデータベースに取り込み、すべてのネットショップの在庫情報を素早く更新することが可能です。扱いが難しい在庫の少ない商品や一点物の商品でも複数のネットショップで販売できるので商材の幅が大きく広がるでしょう。

また、在庫を一元管理することで情報の行き違いを防ぐことにもつながり、二度手間やミスを防ぐことが可能になります。ステータスの進捗状況や在庫情報を並行して確認できることで問い合わせにも迅速に対応でき、確認作業の手間を省略につながるので、事務対応においても非常に大きな強みになります。

ネットショップの一元管理でどのようなことができるのか、またリスクやメリットはどのようなものがあるのかを解説しました。ネットショップの一元管理は運営における複雑な管理工程をミスなく安心して行えるので非常に強い武器になり、作業時間やコストを大幅に削減できるのでネットショップの一元管理はおすすめです。