失敗しないネットショップの一元管理システムの選び方

複数のネットショップを開く場合には、それぞれの管理が必要になってきます。

ただ、管理も一人ですべて行おうとするとそれだけでかなりの時間を取られてしまうでしょう。

そこで、一元管理システムを利用する必要があります。

では、失敗しない一元管理システムの選び方の基準はどのように考えたらよいでしょうか。それぞれ六つのパターンを見ていきます。

受注をすべて一つの画面にすること

複数のネットショップを所有している場合でも、ある程度知名度が高くなり繁盛してくると1日に複数のお店からたくさんの受注が入ります。

すべてを見落とすことなく処理しようとすれば、かなり骨の折れる作業になるでしょう。単に受注だけならばまだよいですが、入金待ちの状態や発送待ちの状態などをすべて細かく把握するとすれば、もはや一人の作業では追いつきません。

これは、複数のネットショップを運営して失敗するパターンの一つと言えます。

失敗のパターンとしては、発送待ちの状態なのに商品を発送せずクレームが入ることが挙げられます。作業量が増えるほど、限界を感じるようになるでしょう。

そこで、すべてを一つの画面で処理できる一元管理システムを選ぶことにより、受注状況を瞬時に判断することが可能になります。

これにより、従来起こりがちだった見落としによるトラブルの発生やクレームの発生を防ぐことができるため、お客さんとの良好な関係を築くことが可能になります。

対応がよければ、それだけリピートしてくれる可能性も高まり最終的に売り上げが大幅に伸びていく可能性が高まるわけです。

メールも一元管理をすることで見落としを防ぐ

商品が受注されてからその商品が相手に届くまでには、複数のメールのやりとりがあります。

まず商品が受注された段階でサンクスメールを発送します。そのあと、商品を相手方に発送した場合には発送連絡メールを送り、自体購入してもらうためのフォローメールも欠かすことができません。

さらには、入金が確認された時も入金確認のメールが必要です。 このように、一回の購入に対して最低でも4回のメールのやり取りが必要になります。

それに加えて、お客さんから質問があった場合には、その都度メールを送信しなければなりません。

1日にたくさんのお客さんから受注があり、しかも複数のネットショップを所有しているならば、メールの見落としや送信のし忘れが発生しやすくなるためクレームにつながってしまうでしょう。

そこで、メール管理のできる一元管理システムを利用する必要があります。この場合、メールの受送信も一括でできるものがよいです。

これにより、ミスを最小限に防ぐことができ、画面を見ただけでだれにメールを送信していないのか、そして誰からメールが来たのかを把握することができるようになります。

選び方は、見やすさとシンプルさの両方から考えていく必要があります。

ピッキングも一元化しておいた方がよい理由

お客さんが商品を注文した場合には、出荷作業を行う必要があります。

出荷作業の時に伴うのはピッキングと呼ばれる作業です。ピッキングとは、お客さんから注文が入った場合その注文に該当する商品を棚から出してくる作業のことです。

このピッキングは、受注から発送の過程の中で一番ミスをしやすい場面といわれています。たいていの場合、似たような商品がありますのでパッケージのほんのわずかな違いを見落としてしまうこともあるでしょう。

その対策の一つとしてバーコードを取り入れる方法が考えられます。 ただ、それでも数が増えてくると対応しきれない可能性も少なくありません。忙しくなればなるほど、どこのショップから注文があったのか分からなくなり混乱してしまいます。

その結果、お客さんに間違えた商品を手渡してしまうことも十分あり得るでしょう。

そこで、ピッキング管理ができる一元管理システムを選び、情報を1カ所にまとめておくことでミスを限りなく減らすことが可能になります。バーコード管理と一元化の両方が、自動車の両輪のようにうまく回れば、ビジネス自体もうまく回転していきます。

現在の在庫状況も確認しやすくしておく

複数のネットショップを営んでいるときに、予想以上に重要になるのが在庫管理でしょう。

在庫管理は、一つのショップだけならばそれほど問題がありません。なぜなら、すでに売り切れた商品があればその商品名のところに「在庫なし」と書き直しておけばよいだけだからです。

ですが、複数のネットショップを所有しておりなおかつ同じ商品をそれぞれのショップで扱っているとすれば一つのところから在庫切れが発生した場合、その商品に関してはほかのショップでも在庫切れが発生していることになります。

しかし、これを一元管理しなければ在庫がないにもかかわらず受注したことになってしまい、お客さんに謝罪をしなければなりません。当然クレームが発生する恐れがあります。

そこで、現在の在庫状況を一元管理できるシステムを利用します。一つの店舗から商品が完売すればほかの店舗にもすぐ完売した知らせが届くようにしておくことで、問題を解決することが可能です。

これをすべてのショップで連動させ1か所で自動化させることができれば、売り切れに関してはそれほど神経を使わなくてもクレームをなくすことができるでしょう。

商品データ登録も一元化することにより失敗が回避できる

ネットショップで大変なことの一つは、新しい商品を扱う場合にその商品を登録しなければならないことです。

その商品の説明文などは、そのままテンプレートを貼り付ければ問題ありませんが数が増えてくると非常に厄介です。

しかも、複数のショップを抱えているならば、一つの商品を新たに扱う場合にそのショップの数だけ登録する必要があります。

つまり、ネットショップと商品の数の掛け算をした分だけ作業量が増えることになるでしょう。 規模が大きくなればなるほど、この作業は従業員の首を絞めミスを頻発しやすくなります。

値段設定などを間違えてしまえば、目を当てることもできません。

そこで、商品データ登録を一括で出来る一元管理システムを選ぶことにより失敗を未然に防ぐことができるようになります。例えば、ネットショップが4箇所あり新しく5個の商品を扱う場合一元化していなければ20回作業をする必要があります。

ですが、一元化をすることで登録自体はたったの5回で済むようになるでしょう。これにより、作業量が1/4に減少し大幅に業務の無駄を省くことに成功します。ショップの数が多ければ多いほど、ありがたいシステムにと言えます。

データ分析も一元化しておいた方がトラブルが発生しにくい

ネットショップを運営するにあたり、売れ筋商品とそうでない商品はあらかじめ調査しておかなければなりません。

売れない商品ばかり仕入れて、売れ筋商品がすでに売り切れている状態だと、お客さんが立ち寄らなくなってくるでしょう。

売れ筋商品を把握するためには、常にデータ分析をしておかなければいけません。そのショップで特定の商品がどれだけ売れたのか、どのようなタイミングで売れたのかなどを分析しておくわけです。

ただ、複数のショップを持っている場合には、すべてのショップの売れ筋を調べて分析していくため時間がかかってしまいます。しかも厄介なことに、ショップごとに売れ筋の傾向が違ってくることもありますので作業が非常にややこしくなるでしょう。

もし、データ分析の一元管理システムを選ぶことができれば、一つの画面でそれぞれのショップの状況を把握することができるため時間を大幅に節約することが可能です。

それに加えて、仕入れする時も瞬時に情報を把握することができるため無駄がありません。これを繰り返すことで、お客さんが満足できるショップを展開することができます。

ネットショップを複数運営する場合には、様々な情報をばらばらに扱うことになります。ですが、情報をばらばらに扱うことでミスを連発することも少なくありません。

そこで、一元管理システムを導入すれば、ミスを減らしお客さんの満足度を高めることが可能でしょう。この時には、一元管理システムの使いやすさも考えなければなりません。