ネットショップの一元管理システム変更は何で検討する？

ネットショップ経営で規模が大きくなってくると欠かせないのが一元管理システムの導入です。

システムというものは一度導入してしまうと、簡単には変更することはありませんが、必要に応じて変更を迫られることもあります。

しかし、今まで使ってきたシステムを変えることはリスクも伴うことで、入念に検討をして行うことがトラブルを避けるためにも重要です。

ネットショップの一元管理システムの役割

一元管理システムというのは、複数の管理をひとつにまとめて行うことで作業の効率化や情報を可視化するというものです。

基本的には商品情報の登録を行って、ネットショップへの出品、受注管理、在庫管理、発送管理などを行います。

これらはひとつのデータベースに記録されているので一連の流れを知ることができ、注文から発送までの状態を把握することができるようになるものです。

これは個人で経営をしていても、また複数の人が携わるにしても重要なことで、注文を受けたものの発送を忘れてしまったり、また間違った商品を梱包してしまう、発送先が間違っているといったトラブルを防ぐことが可能になります。

このため、一元管理システムを導入することで経営を効率化できるだけでなく起こる可能性のあるトラブルを防ぐ意味でも有益な方法になります。

一方で、システムではデータが随時蓄積されていくので、そのデータを見て売れ筋の商品を把握することが可能です。それに複数のネットショップに出品している場合には、お店ごとの売上管理や売れそうな商品について分析することができます。

システムを変更する理由を考える

一度、導入したシステムというのは長年にわたって運用していくことが前提となるものです。

このため変更するには新しく導入する以上に労力が必要となり、このため安易に行うものではなく、入念に検討した上で行うことが必要なことといえます。

システムを変更する理由として考えられるものは、機能面とコスト面ですが、このほかにも必要に迫られて変える必要がある場合も考えられます。

機能面では多くのシステムが拡張性を持たせていますし利用しているシステムをベースにカスタマイズしてくれるサービスも提供していますが、多機能になるほどコストが高くなりがちで、場合によっては違うシステム開発会社に変えた方がコストが安くなるケースもあります。

このほかシステムそのものが重かったり、セキュリティ対策に不安がある、システム開発会社が倒産してしまった、といった場合などにも違うものに変える必要に迫られるものです。

コスト面で許すのであれば既存のものを改良して使える方が良いですが、それが無理な場合には一元管理システムそのものを変更するといったことも検討対象になります。

ネットショップでの一元管理システムを変更する前に

基本的には既存のシステムで対応できるのか検討することが大事です。

既存のものであれば蓄積したデータを活用することができますし、使用している機器も変える必要がないのでコスト面でも有利といえます。

特にシステムも機器も変更するとなると新しく操作になれるまで時間がかかってしまい場合によっては、経営に支障を来すリスクも高めることになるものです。

しかし、カスタマイズなどで対応できない場合や、新しくカスタマイズするといった場合にはかえってコストが高くなる可能性も考えられるものです。

またシステムそのものは良くても運用面で問題がある場合には、それらに対応したものに変更する必要があります。

このような場合には、それまで使っていたシステムとできる限り違いがないものを選ぶことが大事です。

特にシステムの内容や操作面といったことで違いが大きいと、それまでできていたことができなくなりますから、運用上のトラブルの原因にもなります。一人で運用している場合には大きな違いも短時間のうちに習得できますが、複数の人が携わっている場合には配慮が必要なことです。

必要に迫られて変えなければならないこと

ネットショップの一元管理システムを必要に迫られて変えなければならない理由はさまざまですが、そのひとつに運用上の問題があります。

現在のシステムではクラウド型がほとんどでインターネット上のサーバーで管理されているものです。 しかし、インターネット上に管理されているためサーバーのトラブルが起こった場合や、また複数のショップが共同で使っているといったこともあり時間帯によっては作動が重くなることもあり、このことから運用が上手くいかなくなることもあります。

またサーバー上にデータを保有しているためセキュリティ面でも気をつけなければならず、データ流出のリスクには細心の注意が必要です。

ほとんどのサービスではその点では最低限のこととして対応していますが、それでも利用者側の不注意によって起こることがあり、それらに対応できていない場合には違うものに変える必要があります。 ネットショップは複数の場所に出品するといったことがよく行われるものです。

この際にシステムが新しい出品先に対応していない場合にも、対応しているシステムに変える必要に迫られます。

システムの機能面を高めるために行う理由

ネットショップの一元管理システムの基本は商品の情報を効率良く出品し、また受注管理を行って発送管理を行うものです。

これらの流れから在庫管理を行い、さらに売上集計や分析を行います。

ただ使うのであれば、基本的な機能を持っていれば問題ありません。システムを導入する以上は利用者へのサービスや分析といった面で強みがある方が、より効率良くネットショップを経営していくことが可能になります。

例えば集客支援機能やリピート率の向上といった業務支援機能があれば、収益率をアップすることができますし、これらを手動で行っていたものをある程度は自動化することができます。

また最新のAI（人工知能）を導入していれば、それらを導入していないところと比べてより高度なデータ分析を受けることができます。

会計ソフトと連動させることができれば、経理業務の負担を大幅に軽減することができ、確実なデータの入力が可能です。

このような経営効率を高めるためにシステムを変更するケースもあり、特に将来を見据えた場合には積極的に対応し、新技術を導入している一元管理システムを選ぶことが経営していく面でも有益です。

検討すべきはコスト面と機能面の2種類

ネットショップ一元管理システムは便利な機能が次々に実装されていますが、一方で重要なのがコスト面です。

機能がいくら良くても、これらを利用するためには費用が発生します。その費用は商品を売ることで得ることになりますが、売上が少ないと費用を支払うことができません。

このため一元管理システムを導入しても十分に採算がとれる売上があることが必要不可欠です。 相場としては初期費用と月額利用料があります。

初期費用はほとんどが無料としており、月額利用料だけで使うことが可能です。

月額利用料は5千円から3万円程度で、これはひとつのネットショップに対して課金されます。また月額使用料とは別に従量課金制としており、商品点数や受注件数に応じて料金が掛かるものです。

いずれにしても導入する際には、システムを導入しても十分に採算がとれるものであるかがまっさきに検討されるべきものになります。 一方で経営が順調にいき売上が増えていくと規模を拡大する必要に迫られます。この際には機能面が重要です。特に経営を効率化する上では最新の技術を導入しているものを選ぶことが必要になります。