購買管理ってどうやるの？ネットショップでスムーズに行うコツとは

ネットショップをスムーズに運営するにあたり、購買管理は非常に重要です。購買管理とは何か、購買管理はどのようにして行うのかご存じでしょうか？こちらの記事では購買管理に関する基本事項や、購買管理を行う上で大切なポイントについて解説します。購買管理を学んでネットショップ運営をよりスムーズに行いましょう。

購買管理とは

購買管理とは、適正な時期や量、質などを判断して企業の購買活動を管理することを指します。簡単にいってしまうと、ネットショップで販売するための商品を、余らないように、質のよい物を手に入れられるように管理することです。たとえば飲食店であれば、夏にかき氷のような冷たい商品、冬に鍋焼きうどんのような温かい商品を提供することで、お客さんのニーズと合致して商品が売れやすくなります。ニーズに合わせた商品をお客さんに提供できるように、仕入れ量を判断することで生産活動をより高められるでしょう。

購買管理の5原則

購買管理をする上で、意識しておきたい5つの原則があります。

1つめは“適切な仕入れ先を選定すること”です。仕入れ先の都合で商品が手に入れられないなどのトラブルが起きた場合、自社に多大なる影響がおよびます。最低でも自社の業務に影響が出ないように、安定した仕入れ先を選ぶことが大切です。

2つめは“品質を確保すること”です。製造業においてはとくに、仕入れる材料の品質が商品に大きく影響してくるので、安定した品質で商品を提供できるように、品質を確保することも重要なポイントになります。

3つめは“適正量を確保すること”です。商品の仕入は多すぎても少なすぎても損益が出てしまいます。適正量をキープすることは企業の利益にもつながるため、ネットショップを運営する上で適正量を早めに見極めるべきでしょう。

4つめは“適切な時期を定めること”です。納期が遅れないように、必要な時にお客さんに商品を提供できるように、正しい納期を定めることで在庫管理の手間や、納期が遅れる際の顧客への連絡など余計な業務を行わずに済むでしょう。

そして5つめは“適正価格を設定すること”です。高品質な材料を安く手に入れられれば利益は大きくなりますが、その分価格設定を見誤ると需要が下がる可能性があります。安さばかり重視しても低品質な商品に仕上がってしまう可能性があるため、適正価格を設定して購買管理をすることが欠かせません。

このように5つの購買管理の原則を徹底することこそ、ネットショップをスムーズに運営するうえで必要不可欠だといえるでしょう。

購買管理の必要性

購買管理を徹底することは、企業の売上げにダイレクトに直結します。収益アップを見込めるだけではなく生産性が上がり日頃の業務効率がよくなるなど、内部統制も明確になるでしょう。購買管理がスムーズに行われている企業はいずれも、業務が可視化されるため余計なストレスを減らせます。従業員同士など内部トラブルを防ぐことはもちろん、お客さんに対するトラブルを減らすことにもつながるので、よりスムーズに業務を行うためにも欠かせない管理です。

ただし購買管理自体はルールや規則ではありません。こちらはあくまで意識の問題、企業側でどうするか決めてよい部分となるため強制力はないのです。ただし、購買管理ができている会社はマイナスになることがないので、積極的に取り入れるべき枠組みといえるでしょう。

購買管理の業務フロー

購買管理において、人によって業務内容に齟齬ができることがないように、業務フローを確立することが重要です。業務フローは主に4つ、見積依頼、発注、受入、検収となります。まずは数社に見積依頼をしてもっとも購買管理をしやすい会社に依頼をすることで、自社の業務を円滑にできるでしょう。

実際に依頼をして、イメージと異なる部分があれば早い段階で依頼する企業を変えるのも1つの手です。選定後は価格や納期などをお互いに確認したうえで、トラブルがないように取引をしましょう。また受入と検収では必ず、納品物の品質や量が契約と違いがないか確認することも忘れてはいけません。はじめて依頼する企業の馬合はとくに、イメージと齟齬が生じる可能性があります。

たとえ業務が忙しかったとしても納品物はその場でチェックし、何か間違いがあったらすぐさま担当者へ連絡することがベストです。業務フローを徹底させることは、納品ミスや納品漏れ、ショップ内での生産効率アップにつながります。複数人で業務を執り行っている場合はとくに、業務フローを徹底して必ず同じ流れで行うことを心がけてみてください。

購買管理をスムーズに行うコツ

購買管理は慣れるまではスムーズに行えない企業も少なくありません。できるだけ早くスムーズに行うためにも、いくつかのポイントを押さえて購買管理を行いましょう。

まず、担当者を明確にすることです。誰が業務を担当したのか明確にするとともに、購買管理業務を行う方はできるだけ、その業務に集中できる環境を整えましょう。購買管理はいうなれば企業の根幹を揺るがす、資産管理に直結した仕事です。ほか業務と並行して行った結果ミスが生じたら大変な事態に陥るため、できるだけ一人の人が担当できるようにしたほうがよいでしょう。

次に、購買手順を社内で統一することです。業務フローの際にも少しお話ししましたが、購買手順が人によって異なると、安定した購買につながりません。誰が担当しても安定した購買を実現できるように、社内での購買管理方法は明確にしておくべきでしょう。こちらは統一ルールを作成して担当者がすぐに見られるように準備するのをおすすめします。

3つめは購買データを共有することです。購買管理は仕入れ先とのやり取りや需要の変化によって、利益を上げられる価格や品質などが変わってきます。一人の担当者が責任を負うことのないように、社内で購買データの情報を共有して意見を出し合うと、無駄がない購買管理ができるでしょう。

4つめはチェック体制を整えることです。一人の人間が担当者として購買管理をしていると、こっそりとルールを破るような人が出てきたときに不正を許すことになります。ルールに従った購買業務ができているか、購買管理に大きなミスがないか、事前に確認できるフェースを用意しておくとトラブルがありません。

そしてもっともおすすめなのが、ネット一元管理システムなど、販売管理システムを導入することです。アナログ形式で人間が行えることには限度があります。本人に悪気がなくともヒューマンエラーが出てしまうケースもあるので、より簡単に使える一元管理システムを導入すると、ミスを防げます。購買管理システムは初めての方でも手軽に使えるツールも増えてきているため、これから本格的に購買管理をスタートさせたいネットショップさんは、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

これからネットショップを運営する方はとくに、早い段階でネット一元管理ツールを導入するのがおすすめです。見積り依頼や発注、受入に検収まで、ツールを使うとより効率できる作業は多いため、従業員の負担を減らし業務効率を高めることにつながります。業務効率を上げる方法を模索している方、生産性を高める方法を模索している方は、購買管理をはじめるとともに、ネットの一元管理システムを活用してみてはいかがでしょうか。