ネットショッピングの一元管理システムで未然に防げるトラブル

インターネットショッピングを運営するときには、さまざまな細かい点に注意しなければなりません。

特に、複数のネットショップを同時に抱えている場合には、顧客の管理や商品管理等がいい加減になってしまう恐れもあります。

そこで、未然にミスを防ぐためにネットショップの一元管理システムを利用する必要があります。

では、一元管理システムを利用することでどのようなトラブルを未然に防げるかを見ていきましょう。

受注した場合の管理を自動的に行う

ネットショップの商品が売れる時には、受注メールが入ります。受注の場面では自動的に送られてきますが、その後商品を購入したお客さんに対して商品を届けなければなりません。

この時、複数のネットショッピングを運営しているとどこのネットショップから受注があったのか分からなくなることも少なくないでしょう。いくつものサイトを同時に開くことで解決できそうですが、実際には混乱を招くことも少なくありません。

その結果、注文を受けたのに商品を発送せずクレームになることも考えられます。

このようなミスを防ぐためには、一元管理システムを使うことですべての受注を1か所で確認することが可能です。受注した場合、複数のネットショップからのものでも、すべて一つの画面に情報を集めることが可能です。

その後、それぞれの顧客に対して必要な商品を届けるまでの手続きを見落としなく行えます。 また、商品は届けたけども未入金の場合、その情報をひと目で見ることができるため、だれからお金をもらっていないかを簡単に把握し、迅速な対応が可能です。確認処理は、自動化をすることでメリットが多くなります。

メールの受送信に関するミスを防ぐ

一つの商品を購入するお客さんには、複数のメールを送信します。まず最初に、相手にサンクスメールと呼ばれるもの送ります。

これはたいてい自動で送ることができますので、特に問題はないでしょう。

その後、発送時期が決まったならば発送する時期を相手に連絡しなければなりません。これは自動化をするのは難しく、ほとんどの場合は手動で行うことになります。

さらには、入金確認の内容やまた次回買ってもらうためにフォローメールを送ることが多いです。この中で重要になるのは、商品発送に関するメールや入金確認のメールです。

複数のショップを管理したくさんの商品を扱っていると、だれに対してメールを送っていないのかが分からなくなり、結果的にクレームになる恐れも否定できません。

そこで、一元管理システムを利用することで、だれに対してどのような内容のメールを送ったか一発で確認することが可能です。

たとえ、いくつかのネットショップを所有している場合でも、一括で確認できますのでクレームを最小限に減らすことができるでしょう。クレームが減れば、ストレスのない円滑な運営も夢ではありません。

出荷作業をトラブルなく終わらせるためには

商品の受注が確認できたならば、次にその商品を確認する必要があります。

商品はすべてほかの業者が一時的に預かっている場合もありますが、自分の倉庫などに所有をしているとすればそこからピッキング作業を行わなければなりません。

ピッキング作業とは、注文を受けた商品を倉庫の中から取り出す作業のことをいいます。商品が見つかったならば、次に発送作業を行わなければいけません。

この時、同時にたくさんの注文を受けると作業を忘れたり発送作業が遅れたりすることも少なくないでしょう。これらのミスは、たいていの場合同時にいくつもの処理を行う過程でチェックがおろそかになっている場合に発生します。

チェックを見落としがちになる場面は、商品の受注が多い時だけでなく複数のネットショップを持っている時です。 これを防ぐために、一元管理システムを利用し一つ一つ丁寧にデータを確認してピッキング作業や送り状を発行などをするごとにチェックをつけていけば、まず見落とすことはありません。

仮に、うっかり忘れていたとしてもチェックが付いていない個所は目立ちますので、簡単に見つけることができるでしょう。

在庫の管理を一括しトラブルを防ぐ

複数のネットショップを営んでいると、それぞれのショップに同じ商品を表示していることはよくあることです。

例えば、ある特定の羽毛布団の在庫が一つしかない場合、それぞれのネットショップの在庫は1ずつになっているはずです。この時、一つのところで羽毛布団の受注をした場合すぐにほかのネットショップの在庫をゼロにしておかなければなりません。

ですが、ほぼ同じタイミングでほかのお客さんが同じ商品を購入していたとすればどちらかのお客さんに商品を届けることができません。

そうすると、トラブルが発生しクレームになる恐れもあるでしょう。仮に運がよくクレームにならないとしても、確実に特定のお客さんからの信頼が失われてしまいます。

そこで、一元管理システムを利用し、すべてのネットショップを連携させることであらゆるトラブルを防ぐことができます。

例えば、一つのお店で商品が売れた場合自動的にほかのショップの商品もその数だけ減少するように自動化しておけばトラブルが起こりにくいです。当然ながら、商品を仕入れた場合もすべて同時に販売個数を登録することができれば、今までの何倍も時間を有効に使うことが出来るため、ミスをなくすことにつながるでしょう。

商品登録の場面でも未然にトラブルを防ぐことは可能

販売する予定の商品の登録は、すべてのショップで一つの作業だけで行うことができれば便利ですが、一元管理システムを使っていない状態だとすべて手打ちで行うため、たとえば3つのショップを持っていれば3倍時間がかかってしまいます。

それに加えて、商品に関する説明文などを書くときもそれぞれ3回ずつ書かなければなりません。仮にそれがコピー&ペーストだとしても、何度もサイトを開き直すのはかなりの手間がかかります。

これにより、通常の業務がおろそかになってしまい、不手際が発生する可能性も否定できません。

そこで、一元管理システムを併用することで、すべてのネットショップが1か所につながります。1種類の商品を更新すれば、すべてのネットショップで更新されたことになるわけです。

すると、わざわざ個別に更新する必要はなく大幅に時間を削減することが可能です。商品に関する説明文も同様で、一度に処理することが実現します。価格変更の時も、ショップごとに表示されている価格が違う場合にはトラブルが発生しますので、一元管理を行いすべて同時に変更することができれば安心です。

一括で分析することによってトラブルを防ぐことが可能

ネットショップを営む以上は、各店舗のデータを算出しどの商品がよく売れているのかを明確にしておく必要があります。売れている商品がわかるだけでなく、逆にあまり売れていない商品もわかれば一体どの商品に対して力を入れたらよいか明確になるでしょう。

ですが、あまりにもたくさんの商品を扱っていたり、複数のネットショップを運営していると、細かいところまで目が届かず分析作業がおろそかになってしまうことも考えられます。分析作業が十分でなければ、お客さんが希望していない商品ばかりを提示することになり、お客さんの満足度が低下してしまいます。

そこで、データ分析も一元管理システムを使って行えば、目まぐるしく状況が変わるような時でも短時間でそしてミスをせずに行うことができます。特に、売り上げを数字であらわすことができれば、明確な方向性が見えてくるでしょう。

さらに、一括で売り上げ管理や客単価などが分かるならば、お客さんが本当に欲しい商品ばかりをショップの中に並べることができます。これらは自動化して行うことができますので、今まで何時間もかかっていた分析がシンプルにそして分かりやすくなっていきます。