ネットショップの一元管理システムはまずはフリープランでお試し

ネットショップを使って商品を販売するに当たり、一元管理システムを導入するのは当たり前の話になっています。一元管理システムを使えば、注文に対するさまざまな作業を、順番にクリックするだけで進めていけるからです。こういったものは長年の経験により大まかな流れが決まってきていて、システムもその流れに沿ったものになってきています。

同時注文で在庫数以上売ってしまうということがない

1人のお客様からの一つの注文だけをみても、ショップ側はさまざまな処理が必要になります。まず、何をいくつ注文されたかが情報として届きます。ちなみに、これだけを取っても一元管理システムを導入していなければ、在庫確認が必要になる部分です。一元管理システムならば自動的に在庫数からマイナスされるので、そこを気にする必要はありません。

これは一見当たり前のことに感じますが、そもそもネットショップは大勢の人が一度にアクセスできるものです。そのため、在庫数の少ないものを大勢のお客様が同時に購入した場合、しっかりとした管理システムでないと在庫数以上に売れてしまうということがありえます。

具体的には、スタッフが手集計で管理し、注文が来たらエクセルの数値をマイナスしていくという状況ならば誤差が発生しやすいということです。注文された商品の数量が間違いなく集計できるということだけでも、一元管理システムの便利さが分かるというものです。システムは自動返信メールを送り、お客様にきちんと注文が届いたことを知らせます。

基本的に電話対応ではなくメール対応

注文したお客様とのやり取りは基本的にはメールでのものとなります。電話対応をしているところもありますが、メールにはさまざまなメリットがあるからです。まず、電話だとどんなに忙しいタイミングでも取らなければなりません。時間までにやらなければいけない作業があったとしても、スタッフの手が取られてしまうのです。

また、長い電話になるとお願いされたことに抜けがあるかもしれません。メモを取ればいいのですが、それならばメールにして文字で連絡してくれればいいからです。 返信に関しても、メールならばあらかじめ作っておいた定型文が使えます。

完全に定型文通りの返事でいい場合ならば多くの情報を数秒で伝えられることを考えると、会話がどれだけスピーディーであってもメールの効率には適わないといえるでしょう。もちろん急ぎの案件やクレームなど、電話で対応した方がいいものもあります。しかし、ネットショップ運営は全体としては、メールで対応していくのが相性のいいサービスといえるでしょう。完全に電話対応をしていないショップも多くあるぐらいです。

注文すると自動返信メールが送られる

ネットショップのメールには一般的に使われている種類のメールがあります。これは、世の中にはさまざまなネットショップがありますが、流れが他と違ってしまうと客が混乱してしまうからです。混乱させてしまう弊害として、ここのショップはメールが分かりにくいから使うのをやめる、という問題が起こります。

そのため、長らく使われてきたネットショップのメール体系は決まってきているのです。 まずお客様が注文したときには、自動返信メールを送信します。ネットというものは不安定なときがあるので、例えば確定ボタンを押したタイミングで画面が真っ白になってしまうというトラブルが起きることがあります。

注文はできているのか、失敗したのかを確認できるのが自動返信メールで、たとえ深夜に行ったものであってもシステムが自動で送るので問題ありません。メールの内容はもちろんあらかじめ書いておけますし、その時の内容も組み込めるようになっているので安心です。お客様はまず自動返信メールを受け、注文ができていることの確認をし、営業日が始まってからのメールを待つことになります。

人の目で確認してイレギュラー対応する

営業日の就業時間が始まると、スタッフは注文を確認して注文確認メールを送信します。これも定型文ですが、実際にスタッフが一件ずつ確認しながらメールを送ります。これで注文確定になり、処理を進めていく流れになるのです。ここで人の手を入れなければいけないのは、イレギュラー対応があるからです。

注文時には備考を記載する欄があり、そこにお客様が書かれていることがあると機械ではなく人の手で対応しなければなりません。 よくあるパターンとしては、5日ほど出張でいないので何日以降に届けてください、などの注文です。ネットショップはできるだけ早く届けることを意識して作業しますから、それを見逃してすぐに配送手続きをすると不在宅への配送になってしまいます。

しっかり確認することで、備考欄に5日後処理とすることで作業を止められますし、またお客様へその旨承知したとの返事を出して安心してもらえます。こういったイレギュラーに一つ一つ対応していくのがネットショップ運営スタッフの作業ですが、最も面倒な部分ともいえます。

メールや在庫管理はどのシステムでも対応している

メールの処理としては、イレギュラー送信を除けば、その次は発送完了メールです。ピッキングや梱包、データ処理や実際に配送会社へ受け渡すところまで終わったあとで送るメールです。多くのネットショップでは夕方に向けて作業を進め、夕方に配送会社が来て荷物を預かるという形で運用されています。

荷物を預けたら発送完了メールを送り、そこで一つの注文の作業は完了するのです。 こういった流れが決まっているために、一元管理システムはその流れをなぞるつくりになっています。メール送信機能もそうですし、注文内容や売上などを集計できる機能も入っています。

ただ、さまざまなメーカーからたくさんのソフトが発売されているので、どれを選ぶかが最初の時点で肝心になってきます。フリーのものもありますが、機能が少なかったりするので、自社のショップがどのくらいの規模のものになるか考えてから選ぶといいかもしれません。モールに入る場合と入らない場合とで大きく分かれるため、その判断も経験者などに聞いてみるといいでしょう。

フリープランで借りてみて機能を確認する

一元管理システムは月額払いで借りることになるため、多くのサービスはフリープランを用意しています。まずはいったん決めて使ってみることで、自社の商品にあったものかどうか確認してみるといいでしょう。フリープランを使う上でポイントとなるのは決済の部分です。システムによってはクレジット決済を内部で行わずに、外部のシステムを使っているものがあります。

せっかく一元管理システムを借りているのに、その重要な部分だけ外部を使うのでは不便です。毎回立ち上げなければならないだけでなく、月ごとの決済でも外部システムの使い方を覚えて使えるようにしなければならなくなります。

安いシステムにありがちな部分なので、フリープランを利用するときにその部分は確認しましょう。また、メールのイレギュラー対応が可能かも見ておくべきです。一般的なメールしか送れない場合は、イレギュラーでの対応ができない場合があります。せっかくフリーで確認できるのですから、少しでも不便を感じたなら、別のシステムが可能かどうか試してみましょう。

ネットショップの一元管理システムは、運営するに当たって必須のものといえます。しかし、たくさんのサービスが登場したことにより、その中で使いやすいものや使いにくいものが出てきているのです。フリープランで試せるのは使う側にとっては利点なので、情報を確認した上で、使えそうなものの中からピックアップして一度試してみましょう。